Externes Rechnungswesen

Rückstellungen

Was sind Rückstellungen? In diesen Beitrag erklären wir dir, wie du sie buchen und in die Bilanz aufnehmen kannst. 

%Wenn du Rückstellungen noch schneller und einfacher verstehen willst, dann schau dir unser Video zu dem Thema an.

Inhaltsübersicht

Rückstellungen einfach erklärt 

Rückstellungen sind Verbindlichkeiten, bei denen du nicht weißt, ob, wann und in welcher Höhe sie eintreten. Du stellst für sie jedoch einen Geldbetrag zurück, um die ungewisse, aber wahrscheinlich anfallende, zukünftige Zahlungsverpflichtung begleichen zu können. 

Führst du im aktuellen Geschäftsjahr zum Beispiel einen Gerichtsprozess und erwartest, dass im nächsten Geschäftsjahr noch mehr Gerichtskosten auf dich zukommen, dann bindest du in diesem Geschäftsjahr schon mal Prozessrückstellungen. 

Eine Rückstellung zählt zum Fremdkapital (Verbindlichkeit) und ist auf der Passivseite der Bilanz vermerkt. Sie wird als Aufwand gebucht und mindert somit deinen Gewinn und die Steuerlast am Jahresende.

Unterscheiden kannst du zwischen den Schuldrückstellungen, bei denen du Verbindlichkeiten gegenüber Dritten hast, und Aufwandsrückstellungen, bei denen eine Selbstverpflichtung besteht. 

Wichtig ist, dass du Rückstellungen von Rücklagen unterscheidest. Erstere bildest du für drohende Verbindlichkeiten, letztere für drohende Verluste.

Die Definition von Rückstellungen sieht wie folgt aus:

Definition

Rückstellungen (Englisch Provisions; § 249 HGB) sind periodenübergreifende Verbindlichkeiten, deren Kostenursache im aktuellen Geschäftsjahr liegt und der Zeitpunkt, die Höhe und das Bestehen der Inanspruchnahme ungewiss, aber wahrscheinlich, ist. Sie sind Teil des Fremdkapitals des Unternehmens und werden gebildet, um die drohenden Verbindlichkeiten abzudecken und die Steuerlast zu mindern. Außerdem besteht eine gesetzliche Verpflichtung gemäß des Vorsichtsprinzips. 

Rückstellungen bilden, auflösen und buchen 

Du bildest Rückstellungen, um zukünftig aufkommende Zahlungsverpflichtungen begleichen zu können und löst sie wieder auf, wenn der Grund entfällt oder du die Verbindlichkeiten zahlen musst. Im Rechnungswesen %Verweis musst du mit Buchungssätzen % Verweis die Rückstellungen buchen. 

Rückstellungsbildung  

Du verkaufst zum Beispiel Radios. Jeder Käufer hat zwei Jahre Gewährleistung auf das Gerät. Wenn es kaputt geht, musst du als Verkäufer die Reparatur bezahlen. 

Ob, wann und was am Gerät nachgebessert werden muss, weißt du nicht, deswegen kannst du eine Rückstellung bilden, um die vielleicht eintretende Reparatur bezahlen zu können. 

Voraussetzungen

Die Voraussetzungen, dass du eine Rückstellung bilden kannst, sind,

  • dass die Kontenursache im aktuellen Geschäftsjahr liegt (Du bildest die Rückstellung also in dem Jahr, indem du das Gerät verkaufst).
  • Zeitpunkt, Höhe und Bestehen der Inanspruchnahme der Rückstellung sind ungewiss, aber wahrscheinlich (Du weißt nicht, wann, was und ob das Radio kaputt geht, aber es kann passieren).

Rückstellungen bilden als Buchungssatz

Damit du die gebildeten Rückstellung in deine Buchhaltung aufnehmen kannst, brauchst du das Passivkonto Rückstellungen. 

Wenn du eine Rückstellung bildest, dann lautet der Buchungssatz:

Aufwand  an  Rückstellungen 

Häufig heißt das Konto „Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten„, wenn du noch nicht weißt, für welchen konkreten Fall sie eingesetzt werden. 

Rückstellungen auflösen

Wenn der Grund für die Rückstellung entfällt, musst du die Rückstellung auflösen. Dabei können vier mögliche Fälle eintreten, abhängig von der Höhe des tatsächlich entstandenen Aufwandes:

1. Fall: Rückstellungsbetrag = Auszahlungsbetrag

Der Betrag, den du zurückgestellt hast, entspricht genau dem Betrag, der auch angefallen ist. Du hast für die Reparatur des Radios zum Beispiel 50 € angesetzt und es hat auch 50 € gekostet. Die Auflösung ist also erfolgsneutral. Du hast dieser Ausgabe ja schon geplant, deshalb ist es kein Verlust für dich. Gleichzeitig, bezahlst du auch nicht weniger, wie du erwartet hast, weshalb es auch kein Gewinn für dich ist. 

Der Buchungssatz für das Auflösen in der Rückstellung lautet in diesem Fall: 

Rückstellung  an Bank

2. Fall: Rückstellungsbetrag < Auszahlungsbetrag 

Wenn die Reparatur des Radios 30 € mehr kostet, als du vermutet hast und du somit zu wenig Rückstellungen gebildet hast, dann sind diese 30 €, die du mehr zahlen musst, ein sonstiger betrieblicher Aufwand (Verlust) für dein Unternehmen. 

Dein Buchungssatz lautet dann:

Rückstellungen  an Bank
Sonstiger betrieblicher Aufwand    

3. Fall: Rückstellungsbetrag > Auszahlungsbetrag

Falls die Reparatur 50 € weniger kostet als geplant, hast du 50 € zu viel zurückgestellt. Du hast somit weniger Kosten als erwartet. Dieser Restbetrag wird zum sonstigen betrieblichen Ertrag (Gewinn ). 

In deine Buchhaltung nimmst du das mit diesem Buchungssatz auf:

Rückstellungen an Bank
    Sonstiger betrieblicher Ertrag

4. Fall: Rückstellungen werden nicht benötigt 

Die vierte mögliche Situation, die eintreten kann, ist, dass du die Rückstellung gar nicht brauchst. Du musst also den Radio zum Beispiel gar nicht reparieren. Der gesamte zurückgestellte Betrag wird dann zum sonstigen betrieblichen Ertrag für dein Unternehmen.

Der Buchungssatz lautet:

Rückstellungen an Sonstiger betrieblicher Ertrag 

Rückstellungen Bilanz

Die gebuchten Rückstellungen findest du dann direkt im Passiva der Bilanz wieder. Diese werden untergliedert in Rückstellungen für Pension, Steuerrückstellungen und sonstige Rückstellungen. 

Alle Rückstellungen zählen zum Fremdkapital eines Unternehmens.

% Bild Bilanz Bildunterschrift: Rückstellungen Bilanz; Alt-Text: Rückstellungen, Bilanz, Passiva, Passivposten, buchen, Buchhaltung, bilden

Rückstellungen Arten

Die Rückstellungen unterteilst du in die beiden Arten Aufwandsrückstellungen und Schuldrückstellungen. 

Schuldrückstellungen

Schuldrückstellungen sind Verbindlichkeiten, die du gegenüber Dritten (Vertragspartner) hast. Es besteht also ein Vertrag mit jemanden, dass du eine gewisse Geldsumme zahlen musst, du weißt aber die Höhe und den Zeitpunkt nicht. Die Schuldrückstellungen gliederst du nochmal, wie schon in der Bilanz, in Pensionsrückstellungen, Steuerrückstellungen und sonstige Rückstellungen.

Pensionsrückstellungen

Wenn du als Arbeitgeber mit deinen Arbeitnehmer eine Betriebsrente vereinbart hast, dann legst du, dieses Geld als Pensionsrückstellungen zurück. Du weißt jetzt noch nicht, wann und wie lang der einzelne Mitarbeiter die Rente beanspruchen wird. 

Steuerrückstellungen

Im aktuellen Geschäftsjahr sind Steuern und Abgaben entstanden, ihre Höhe ist aber noch nicht endgültig festgelegt. Damit du diese Steuerlast im nächsten Geschäftsjahr begleichen kannst, bildest du Steuerrückstellungen für zum Beispiel die Gewerbesteuer oder die Umsatzsteuer.

Sonstige Rückstellungen

Unter den sonstigen Rückstellungen werden alle anderen Rückstellungen erfasst, die dein Unternehmen bildet. Dies können sowohl Schuldrückstellungen als auch Aufwandsrückstellungen sein. 

Einige Beispiele sind

  • Prozessrückstellungen
  • Provisionsrückstellungen
  • Jahresabschluss- und Prüfungsrückstellungen.

Aufwandsrückstellungen

Aufwandsrückstellungen sind alle Rückstellungen, bei denen sich das Unternehmen gegenüber sich selbst verpflichtet (Selbstverpflichtung).

In der Bilanz werden die Aufwandsrückstellungen auch unter dem Posten Sonstige Rückstellungen erfasst. 

Beispiele für Aufwandsrückstellungen sind:

  • Instandhaltungsrückstellungen (Du weißt, dass du zu Beginn des nächsten Geschäftsjahres eine Reparatur durchführen musst, für die du in diesem Geschäftsjahr schon Geld zur Seite legst)
  • Kulanzrückstellungen (Wenn du Geräte nach Ablauf der Gewährleistungzeit auf Kulanz reparierst, dann stellst du hierfür schon mal Geld zurück)

Ungewisse Verbindlichkeiten und Drohverlustrückstellungen

Du kannst die Rückstellungen außerdem noch in ungewisse Verbindlichkeiten und Drohverlustrückstellungen gliedern.

Ungewisse Verbindlichkeiten

Ungewisse Verbindlichkeiten sind alle drohenden Verbindlichkeiten, die hinsichtlich Eintritt, Höhe und Fälligkeit ungewiss sind wie zum Beispiel Prozessrückstellungen und Pensionsrückstellungen. 

Drohverlustrückstellungen

Wenn du Geld für drohende Verluste zurückstellst, dann sind das Drohverlustrückstellungen. Diese hast du vor allem bei schwebenden Geschäften, wenn also bei einem Vertragsverhältnis ein oder mehrere Vertragspartner die Leistung noch nicht erbracht haben. Dabei gehst du davon aus, dass du Verluste machst, wenn der Vertrag nicht erfüllt wird. 

Um einen Überblick zu haben, welche Rückstellungen dein Unternehmen gebildet hat, listest du in einem Rückstellungsspiegel alle Rückstellungsposten der Bilanz und deren Entwicklung auf. 

Unterschied Rückstellung und Rücklage

Rückstellung werden oft mit Rücklagen verwechselt. Es sind beides Posten auf der Passivseite der Bilanz, allerdings unterscheiden sie sich in einigen Aspekten voneinander.

Rückstellungen gehören zum Fremdkapital und werden für drohende Verbindlichkeiten gebildet. Sie werden als Aufwand gebucht und sind somit erfolgsmindernd.

Rücklagen sind gebundenes Eigenkapital für drohende Verluste. Das Bilden erhöht das Eigenkapital, hat aber keinen Einfluss auf den Unternehmenserfolg. Rücklagen verwendest du zum Beispiel, wenn du planst im nächsten Geschäftsjahr eine Maschine anzuschaffen.

Gründe für Rückstellungen

Du bildest eine Rückstellung, um drohende Verbindlichkeiten im Folgejahr abzudecken. Sie werden als Aufwand gebucht und mindern somit deinen Gewinn am Jahresende. Dadurch verringert sich deine Steuerlast (Steuerrecht). Außerdem bist du gemäß dem Vorsichtsprinzip (§ 252 HGB) gesetzlich verpflichtet Rückstellungen zu bilden, da du alle möglichen Verluste und Risiken in der Bilanz berücksichtigen musst. 

Sie sind außerdem Teil der Innenfinanzierung eines Unternehmens. Bei der Finanzierung aus Rückstellungen . kannst du das zurückgestellte Geld, solange bis du es für den Grund der Rückstellung verwendest, für kurzfristige Investitionen verwenden. Wenn du für deine jungen Mitarbeiter zum Beispiel Pensionsrückstellungen gebildet hast, werden die erst in ein paar Jahrzehnten fällig werden. Du kannst bis dahin noch andere Sachen von dem Geld kaufen, solange du das Geld, zum Renteneintritt deiner Mitarbeiter wieder zur Verfügung hast. 

Langfristige Rückstellungen Abzinsung

Langfristige Rückstellungen haben eine Laufzeit von über einem Jahr. Diese musst du zum durchschnittlichen Marktzinssatz abzinsen, um die steigenden Kosten einzurechnen. 

Du hast zum Beispiel Garantierückstellungen in der Höhe von 100.000 € mit einer Laufzeit von zehn Jahren gebildet. Du rechnest damit, dass die Kosten für die Reparaturen, die du durch die gewährte Garantie bezahlen musst, jährlich um zwei Prozent steigen. Diesen Kontenanstieg berücksichtigst du, indem du die gebildeten Rückstellungen abzinst. Dann kannst du auch den Erfüllungsbetrag bezahlen. Die Abzinsungssätze werden von der Deutschen Bundesbank vorgegeben.

Gesetzliche Regelungen

In Deutschland sind die Rückstellungen in § 249 HGB geregelt. Sie werden für ungewisse Verbindlichkeiten und für drohende Verluste aus schwebenden Geschäften gebildet. Der Zeitpunkt, die Höhen und das Bestehen der Inanspruchnahme muss ungewiss sein, aber wahrscheinlich. Es können sowohl Aufwandsrückstellungen (Selbstverpflichtung) als auch Schuldrückstellungen (Verpflichtung gegenüber Dritten) gebildet werden. 

Außerdem besteht ein Passivierungsverbot. Dieses besagt, dass du keine Rückstellung bilden darfst, wenn das Schadensrisiko versichert ist. 

In der internationalen Rechnungslegung nach IFRS (International Financial Reporting Standards) und in der US-amerikanischen Buchführung nach US-GAAP (United States Generally Accepted Accounting Principles) dürfen keine Aufwandsrückstellungen gebildet werden. Die Verbindlichkeit muss gegenüber eine Dritten bestehen. International muss diese mit einer Wahrscheinlichkeit von über 50 Prozent eintreten, in den USA muss die Eintrittswahrscheinlichkeit  sogar 70 Prozent betragen. 

Zusammenfassung 
  • Rückstellungen sind periodenübergreifende Verbindlichkeiten, deren Zeitpunkt, Höhe und Bestehen der Inanspruchnahme ungewiss, aber wahrscheinlich, ist. 
  • Die Kostenursache liegt im aktuellen Geschäftsjahr.
  • Rückstellungen sind eine Posten im Passiva der Bilanz und werden als Aufwand gebucht.
  • Du unterscheidest zwischen Aufwandsrückstellungen und Schuldrückstellungen. 
  • Gründe für die Bildung sind, dass drohende Verbindlichkeiten im nächsten Geschäftsjahr abgedeckt sind, dass die Steuerlast gemindert wird und dass gemäß des Vorsichtsprinzips eine gesetzliche Verpflichtung besteht. 
  • Langfristige Rückstellungen musst du abzinsen. 

 

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