Buchhaltung lernen

Was ist Buchhaltung?

Buchhaltung bedeutet, alle Geldbewegungen im Unternehmen sorgfältig festzuhalten — also, wie viel Geld wohin geflossen ist und warum. Dazu zählen Ausgaben wie Miete, Gehälter und Materialkosten, die das ganze Jahr über anfallen.

Am Ende des Jahres wird daraus dann der Jahresabschluss erstellt. Der zeigt dir, wie dein Unternehmen finanziell dasteht, damit du sichere Entscheidungen treffen kannst. 

Bevor du erfährst, wie du Buchhaltung in 5 einfachen Schritten lernen kannst, musst du zuvor wissen, welche der Regeln in deinem Fall überhaupt gelten. 

Einfache und doppelte Buchführung

Schauen wir uns also erst die beiden Arten an, wie die Buchhaltung angewendet wird: die einfache und die doppelte Buchführung. Beide erfassen die Geldbewegungen in deinem Unternehmen, aber auf unterschiedliche Weise:

Einfache Buchführung: Hier hältst du nur deine Einnahmen und Ausgaben fest. Den Gewinn, den du erzielt hast, berechnest du dann über die sogenannte Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR). Dabei nimmst du alle Ausgaben und ziehst sie von den Einnahmen ab — das Ergebnis ist dann der Gewinn oder Verlust, den das Unternehmen gemacht hat.
Diese Methode ist vor allem geeignet für:
➡️ Kleingewerbe und
➡️ Freiberufler
 
Übrigens: Du kannst die einfache Buchführung nutzen, wenn dein Jahresumsatz unter 800.000 € liegt oder dein Jahresgewinn weniger als 80.000 € beträgt.

• Doppelte Buchführung:  Bei der doppelten Buchführung arbeitest du mit Konten, die in zwei Seiten unterteilt sind: Soll (links) und Haben (rechts). Jeder Geschäftsvorfall wird dann auf den betroffenen Konten verbucht — sowohl auf der Soll- als auch auf der Haben-Seite. Daher kommt auch der Name „doppelt“. Im Gegensatz zur einfachen Buchführung siehst du dadurch nicht nur, wie viel Geld du eingenommen und ausgegeben hast, sondern auch, woher es kommt und wohin es fließt.
  Die doppelte Buchführung ist Pflicht für
  ➡️ größere Unternehmen und
  ➡️ Kapitalgesellschaften.

Übrigens: In der doppelten Buchführung steht Soll für die „Empfängerseite“ eines Betrags, während Haben die „Geberseite“ darstellt. Wenn dein Unternehmen beispielsweise Büromaterial für 100 € kauft, geht das Geld „von“ der Kasse (Haben) und „an“ das Konto Büromaterial (Soll).

Buchhaltung lernen — 5 Schritte

Schauen wir uns jetzt Schritt für Schritt die Grundlagen der Buchhaltung an. Dabei baut jeder Schritt auf dem vorherigen auf — dadurch kannst du die wichtigsten Aufgaben in der Buchführung sicher meistern.

Schritt 1: Grundbegriffe der Buchhaltung verstehen

Um die Buchhaltung zu verstehen, ist es wichtig, dass du die Grundbegriffe kennst. Dazu zählen Einnahmen, Ausgaben, Vermögen, Schulden und Gewinn. Die bilden nämlich das Fundament der Buchführung.

• Einnahmen: Geld, welches das Unternehmen verdient — beispielsweise durch den Verkauf von Produkten.
• Ausgaben: Geld, welches das Unternehmen ausgibt. Darunter fallen zum Beispiel die Kosten für Materialien oder Miete. 
• Vermögen: Dinge, die das Unternehmen besitzt und die einen Wert haben — etwa das Betriebsgebäude oder Maschinen.
• Schulden: Beträge, die das Unternehmen anderen zurückbezahlen muss. Das wären beispielsweise Kredite oder offene Rechnungen.
• Gewinn: Geld, das übrig bleibt, wenn alle Ausgaben von den Einnahmen abgezogen werden. Ist der Betrag positiv, sprichst du von einem Gewinn. Ist er negativ, handelt es sich um einen Verlust.

Schritt 2: Die verschiedenen Kontenarten kennenlernen

Bei der doppelten Buchführung spielen Konten eine zentrale Rolle. Sie helfen dir dabei, alle Einnahmen, Ausgaben und das Vermögen deines Unternehmens zu erfassen.

Es gibt zwei Hauptarten von Konten:

• Bestandskonten: Diese Konten geben dir einen Überblick über das Vermögen und die Schulden deines Unternehmens. Gibt es da Veränderungen, buchst du das auf den Bestandskonten. Sie unterteilen sich in Aktiv- und Passivkonten:

Erfolgskonten: Mit diesen Konten erfasst du die Ausgaben und Einnahmen deines Unternehmens. Hier werden nur erfolgswirksame Vorfälle verbucht — das sind solche, die den Gewinn steigern oder mindern. Die Erfolgskonten bestehen aus Ertrags- und Aufwandskonten:

Übrigens: Du kannst dir den Unterschied so merken: Bestandskonten zeigen, „Was besitzt das Unternehmen?“ — also alles, was es an Vermögen und Schulden hat. Erfolgskonten hingegen beantworten die Frage „War das Geschäft erfolgreich?“

Schritt 3: So funktioniert die doppelte Buchführung

Schauen wir uns jetzt die doppelte Buchführung genauer an — mit einem Beispiel für Bestandskonten und einem für Erfolgskonten. 

Um diesen Geschäftsvorfall zu buchen, gehst du so vor:

1. Konten identifizieren:
   Zuerst überlegst du dir, welche Konten betroffen sind. In dem Fall sind das die Kasse (dort kommt das Geld her) und das Konto Büromaterialien (dort geht das Geld hin).
    
2. Kontenart bestimmen:
   Danach schaust du, um welche Kontenarten es sich handelt — also ob du es entweder mit Bestandskonten oder Erfolgskonten zutun hast. Sowohl die Kasse als auch das Büromaterial sind Bestandskonten. Sie zeigen nämlich beide, was das Unternehmen besitzt.
    
3. Soll- und Haben-Buchung zuordnen:
   Jetzt bestimmst du, welches Konto auf der Soll- und welches auf der Habenseite betroffen ist. Da das Unternehmen 100 € bezahlt, verlässt das Geld die Kasse. Das Kassenkonto ist also die Geberseite — hier buchen wir den Betrag ins Haben, weil das Vermögen (Geldbestand) sinkt. Das Büromaterial-Konto ist hingegen die Empfängerseite, da das Unternehmen das Material bekommt. Deshalb buchen wir den Betrag ins Soll, weil der Besitz (Büromaterial) steigt.
    
4. Buchungssatz erstellen:
   Als Letztes erstellst du noch den Buchungssatz. Der lautet dann:

Büromaterial an Kasse 100 €

Übrigens: Du schreibst einen Buchungssatz immer in der Form „Soll an Haben“.

So buchst du diesen Geschäftsvorfall:

1. Konten identifizieren: Auch hier beginnst du damit, die betroffenen Konten herauszufinden. Im zweiten Beispiel sind das die Bank (woher das Geld kommt) und das Konto Mietaufwand (Ausgabe für die Miete).
2. Kontenart bestimmen: Das Bankkonto ist ein Bestandskonto. Es zeigt nämlich, wie viel Geld dem Unternehmen zur Verfügung steht. Der Mietaufwand hingegen ist ein Erfolgskonto, das die Ausgaben erfasst und den Gewinn beeinflusst.
3. Soll- und Haben- Buchung zuordnen: Da das Geld vom Bankkonto abgeht, ist die Bank hier die Geberseite — sie steht also im Haben. Das Mietaufwand-Konto ist die Empfängerseite und steht im Soll, da das Geld für die Miete ausgegeben wird. 
4. Buchungssatz erstellen: 
   Jetzt kannst du den Buchungssatz erstellen. Der sieht dann so aus:

Mietaufwand an Bankkonto 500 €

Schritt 4: Jahresabschluss — Der Überblick am Jahresende

Der Jahresabschluss gibt dir einen Überblick über alle Buchungen des vergangenen Geschäftsjahres. Dadurch zeigt er dir, wie es finanziell in deinem Unternehmen läuft.

Bei der einfachen Buchführung ziehst du dafür nur deine Ausgaben von deinen Einnahmen ab. In der doppelten Buchführung gibt es hingegen zwei miteinander verbundene Teile, die ein umfassenderes Bild der Finanzen ergeben: Die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)

• Bilanz: Die Bilanz zeigt rechts, was dein Unternehmen besitzt (Aktiva) und links wie es bezahlt wurde (Passiva), beispielsweise durch eigenes Geld oder Kredite. Sie ist eine Art „Momentaufnahme“ der Vermögenslage am Ende des Jahres.
   
• GuV: Die GuV stellt gegenüber, wie viel dein Unternehmen im Jahr verdient und ausgegeben hat. So kannst du sehen, ob ein Gewinn oder ein Verlust entstanden ist.

Schritt 5: GoBD — Wichtige Grundsätze für die Buchführung

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) sind Vorschriften, die sicherstellen, dass deine Buchhaltung korrekt und nachvollziehbar ist. Hier sind die wichtigsten Punkte:

• Nachvollziehbarkeit: Jede Buchung muss klar nachvollziehbar sein. Wenn du Material für 100 € kaufst und es als „Materialaufwand“ buchst, sollte also der Grund erkennbar sein — beispielsweise  „Materialkauf für Projekt X“.
• Unveränderbarkeit: Wenn du einmal Daten erfasst hast, darfst du sie nicht nachträglich verändern. Vertust du dich beispielsweise bei einem Betrag, darfst du den Fehler nicht einfach überschreiben. Stattdessen erstellst du eine neue, korrigierende Buchung, welche die falsche Buchung richtigstellt.
• Ordnung: Alle Belege müssen sicher und ordentlich aufbewahrt werden — für mindestens zehn Jahre. Das heißt, dass du Rechnungen, Quittungen und andere wichtige Unterlagen immer griffbereit haben solltest.

Übrigens: Eine Buchhaltungssoftware kann dir viel Arbeit abnehmen. Sie erfasst beispielsweise Einnahmen und Ausgaben automatisch — und das alles GoBD konform. 

Doppelte Buchführung

Die doppelte Buchführung ist wichtig, um Buchungen ordnungsgemäß durchzuführen. Wenn du noch genauere Infos dazu brauchst, gibt es die hier!