Zu einer guten Mitarbeiterführung gehört immer auch das Mitarbeitergespräch. Warum das so ist und wie du es als Vorgesetzter richtig angehst, erklären wir in diesem Beitrag und im Video !
Inhaltsübersicht
Was ist ein Mitarbeitergespräch?
Das Mitarbeitergespräch ist ein wertvolles Instrument für Führungskräfte. Denn hier finden Feedback, Konfliktlösung und Entwicklung zwischen Mitarbeitern und Vorgesetzten in einem professionellen Rahmen statt. Dabei sind jährliche, monatliche, aber auch spontane Gespräche möglich.
Richtig eingesetzt, kann das Mitarbeitergespräch:
✓ die Bindung mit der Führungskraft verbessern,
✓ zur Beseitigung von Konflikten beitragen,
✓ dem Mitarbeiter bei seiner Entwicklung und Motivation helfen.
Für viele ist das Mitarbeitergespräch ein lästiger Punkt auf der Tagesordnung und wird manchmal sogar mit Angst verbunden. So sollte es aber nicht sein! Bist du Arbeitnehmer, haben wir einen extra Beitrag für die perfekte Vorbereitung für dich.
Als Führungskraft hast du hingegen die Verantwortung, das Gespräch gut zu strukturieren. Wie das geht, zeigen wir dir jetzt!
Ablauf Mitarbeitergespräch
Der Ablauf des Mitarbeiter Feedback-Gesprächs ist vor allem von den Themen abhängig, die währenddessen besprochen werden. Trotzdem gibt es ein typisches Schema, an das du dich als Vorgesetzter halten kannst:
1. Vorbereitung
Damit sich das Mitarbeitergespräch nicht im Kreis dreht, ist eine gute Vorbereitung Voraussetzung. Dabei ist zum Beispiel die Verwendung eines Leitfadens
sinnvoll, um das Gespräch im Voraus zu planen. Als Führungskraft solltest du auch rechtzeitig einen Raum buchen und den Mitarbeiter über den Termin informieren.
2. Gesprächsbeginn
Am Anfang nennst du den Anlass und die Ziele des Mitarbeitergesprächs. Dabei sollte ein bisschen Smalltalk
über das Befinden des Mitarbeiters nicht fehlen. Zum Beispiel: „Wie war Ihr Tag bis jetzt?”, „Was haben Sie am Wochenende gemacht?”.
3. Feedback & Analyse
Nach einem lockeren Einstieg in das Gespräch wird eine erste Bilanz gezogen. Dabei kommt zur Sprache, wie die Zufriedenheit, aktuelle Tätigkeit und Leistung des Mitarbeiters aussieht. Auch der Fortschritt im Vergleich zum Zeitpunkt des letzten Gesprächs sollte analysiert werden. Achte aber darauf, dass du selbst nicht den größten Gesprächsanteil hast — denn der Mitarbeiter soll selbst seine Erfolge und Konflikte benennen.
4. Planung & Zielvereinbarung
Wenn die Bedürfnisse und Ziele des Mitarbeiters klar sind, muss für die Zukunft geplant werden. Dabei kann zum Beispiel eine Weiterbildung oder ein Förderplan beschlossen werden. Aber auch kleinere Zielvereinbarungen oder Konfliktlösungsstrategien
sind möglich.
5. Abschluss & Nachbereitung
Nach dem Gespräch ist vor dem Gespräch. In der Nachbearbeitung stellst du als Führungskraft sicher, dass die Mitarbeitergespräch Inhalte lückenlos dokumentiert wurden. Denn das ist die Grundlage, um spätere Fortschritte messen zu können.
Ziele des Mitarbeitergesprächs
Die Ziele des Mitarbeitergesprächs spielen eine große Rolle bei der Planung und Durchführung. Denn erst wenn der Anlass des Gesprächs klar ist, kann entschieden werden, welche Form das Treffen haben wird. Typische Ziele für ein Mitarbeitergespräch sind:
- eine Aufgabe delegieren ,
- wichtige Informationen von Mitarbeitern einholen,
- eine wichtige Mitteilung machen,
- eine Konfliktsituation zwischen Mitarbeitern schlichten,
- mit einem Mitarbeiter über seine Leistung sprechen oder
- Ziele besprechen und vereinbaren.
Die Ziele und der Anlass legen also fest, welche Form das Mitarbeitergespräch letztendlich hat. Die einzelnen Gesprächstypen können nicht immer klar voneinander getrennt werden, doch einzelne Unterschiede gibt es. Die häufigsten Formen des Mitarbeitergesprächs sind:
- Jahresgespräch
- Zielvereinbarungsgespräch
- Entwicklungsgespräch
- Beurteilungsgespräch
- Konflikt-, Problemlösungsgespräch
- Informationsgespräch / Update
Was ist für ein gutes Mitarbeitergespräch wichtig?
Am Ende eines Feedback-Gesprächs sollten alle Parteien zufrieden mit dem Ergebnis sein. Um das zu erreichen, kommt es auf einzelne Details während und außerhalb des Gespräches an. Die 8 wichtigsten Take-aways haben wir hier zusammengefasst.
- Vorbereitung
- Atmosphäre
- Einstellung
- Zielsetzung & Themeneingrenzung
- Kommunikation
- Transparenz
- Beurteilungsfehler
- Ziele definieren & Ergebnisse festhalten
1. Vorbereitung
Zuerst einmal sind die organisatorischen Punkte des Mitarbeitergesprächs wichtig: Wo, wann und wie lange? Dazu gehört auch die Frage, welche Art von Gespräch du führen willst. Abhängig davon, können nämlich die relevantesten Inhalte festgelegt und schon geplant werden.
Tipp: Checklisten, Befragungsbögen und Leitfäden sind hilfreiche Werkzeuge für die Planung und Durchführung von Gesprächen. Als Führungskraft kannst du bereits existierende Vorlagen deines Unternehmens verwenden oder sogar selbst die nötigen Unterlagen erstellen. Wie zum Beispiel ein typischer Leitfaden für das Mitarbeitergespräch aussieht, zeigen wir dir hier .
2. Atmosphäre
Ein Mitarbeitergespräch besteht nicht nur aus Lob und Zielsetzungen. Abhängig von der Form des Gesprächs, können auch schwierige Themen aufkommen. Um trotzdem die besten Ergebnisse zu erzielen, ist die Atmosphäre währenddessen von großer Bedeutung. Der Mitarbeiter darf sich nie unter Druck gesetzt oder verhört fühlen.
Hier sind ein paar lockere Mitarbeitergespräch Fragen:
- Woran arbeiten Sie gerade?
- Wo möchten Sie sich noch weiterentwickeln?
- Was waren in letzter Zeit Ihre größten Herausforderungen?
- Kann ich Sie irgendwo noch besser unterstützen?
- Was motiviert Sie am meisten?
- Gibt es etwas, worüber Sie noch reden möchten?
3. Einstellung
Wenn die Führungskraft selbst nicht von den Mitarbeitergesprächen und deren Vorteilen überzeugt ist, stehen die Chancen auf Erfolg von Anfang an schlecht. Um das zu verhindern, solltest du mit der richtigen Einstellung an das Gespräch gehen und deine Vorbildfunktion als Vorgesetzter ernst nehmen.
Hinweis: Regelmäßige Mitarbeitergespräche mit dem Ziel, die Arbeitssituation zu verbessern, sind übrigens auch die Grundlage der Kaizen Denkweise und dem Lean Management .
4. Zielsetzung & Themeneingrenzung
Gespräche können schnell vom eigentlichen Thema abschweifen. In einem Mitarbeitergespräch ist das aber nicht von Vorteil. Denn sollte der Mitarbeiter merken, dass es nur ein Kaffeekränzchen ist, sinkt eventuell die Bereitschaft, auch in Zukunft an solchen Terminen teilzunehmen.
Achte deswegen darauf, dass neben dem Smalltalk nur inhaltlich relevante Themen besprochen werden. Dadurch fühlt sich der Mitarbeiter ernst genommen und sieht eher einen Mehrwert in dem Gespräch.
5. Kommunikation
Während eines Mitarbeitergespräches sollten sich Führungskraft und Mitarbeiter auf Augenhöhe begegnen. Dabei spielt die Kommunikation eine große Rolle. Denn nur ein Mitarbeiter, der sich sicher und wahrgenommen fühlt, spricht auch die Punkte an, die ihn wirklich stören.
Gute Kommunikation ist bei einem Mitarbeiter Feedback-Gespräch abhängig von:
- Fairness der Gesprächspartner,
- Feedback geben und nehmen auf beiden Seiten,
- dem offenen Ansprechen von Problemen und Konflikten.
In der Position der Führungskraft solltest du aktiv zuhören und auch Anregungen oder Lösungsvorschläge machen. Bedenke dabei, dass deine Meinung nicht unbedingt der objektiven Wahrheit entspricht. Sätze wie „Ich empfinde das als…“ oder „Auf mich wirkt das…“ sind zum Beispiel diplomatische Lösungen, die dein Gegenüber nicht aus Versehen angreifen.
6. Transparenz
Geht es in dem Mitarbeitergespräch um die Ergebnisse einer Beurteilung oder um Feedback, ist die Transparenz der Resultate von größter Bedeutung. Denn nur wenn der Mitarbeiter deine Entscheidungen als Führungskraft verstehen und nachvollziehen kann, wird er sie auch akzeptieren. Ohne jegliche Begründungen hat er sonst das Gefühl, Opfer von willkürlicher Beurteilung zu sein.
7. Beurteilungsfehler
Der erste Eindruck zählt — dieser Punkt und zahlreiche andere Faktoren beeinflussen tatsächlich unsere Wahrnehmung von anderen Menschen. Dabei sind uns die meisten gar nicht bewusst.
Auch im Mitarbeitergespräch kann es also zu Fehlern oder vorschnellen Annahmen bei der Beurteilung kommen. Deswegen solltest du als Führungskraft das Gespräch möglichst objektiv führen. Das ist nicht immer einfach. Aber spezielle Coachings oder Seminare für Führungskräfte können schon helfen.
8. Mitarbeitergespräch Ziele definieren & Ergebnisse festhalten
Alle Ergebnisse oder Zielvereinbarungen, die während des Feedback Gesprächs mit dem Mitarbeiter zustande kommen, müssen schriftlich festgehalten werden. Damit hat der Mitarbeiter etwas, woran er sich in Zukunft orientieren kann und mögliche Fortschritte können viel einfacher identifiziert werden.
Ein wichtiger Punkt bei den Mitarbeitergespräch Zielen ist, dass sie messbar sein müssen. „Mehr Vertragsabschlüsse“ oder „freundlicherer Umgang mit Kunden“ reicht dafür nicht. Besser wäre: „5 % mehr Vertragsabschlüsse“ und „positives Kundenfeedback in 60 % der Fälle“. Um konkrete Ziele zu formulieren, ist zum Beispiel die SMART-Methode ein gutes Hilfsmittel.
Hinweis: Nicht jeder Mitarbeiter möchte gefördert werden oder etwas an seiner Arbeitssituation ändern. Deswegen muss eine Führungskraft nicht nur Bedürfnisse erkennen können, sondern auch merken, wenn keine vorhanden sind. In dieser Situation ist dann wichtig, den Mitarbeiter nicht zu etwas zu zwingen, das er nicht möchte.
Arbeitsrecht beim Mitarbeitergespräch
Darf ein Mitarbeiter die Mitarbeitergespräche verweigern? Nein, tatsächlich nicht. Denn durch das Weisungsrecht (§106 GewO) kann der Arbeitgeber dem Mitarbeiter auch Inhalt, Ort und Zeit seiner Leistungen vorschreiben. Das Mitarbeitergespräch ist Teil der Arbeitsleistung und somit bedeutet die Weigerung einen Verstoß gegen die Arbeitnehmer-Pflichten.
Etwas komplizierter ist dagegen die Frage, was ein Mitarbeiter in einem Gespräch sagen muss und was nicht. Erstmal hat der Arbeitnehmer eine Auskunftspflicht (§ 242 BGB) gegenüber seinem Arbeitgeber. Damit ist er verpflichtet, zum Beispiel Schäden, Betriebsspionage oder fehlendes Material zu melden.
Bei Fragen im Mitarbeitergespräch, die sich auf Angaben außerhalb des Arbeitsbereiches beziehen, greifen eigentlich die Persönlichkeitsrechte (Art. 1 Abs. 1 & Art. 2 Abs. 1 GG). Somit ist der Mitarbeiter zu keiner Aussage verpflichtet. Hat aber sein Verhalten in der Freizeit negative Auswirkungen auf das Unternehmen, entfällt sein Schutz der Privatsphäre.
Während des Mitarbeitergesprächs darfst du als Führungskraft das Gehalt oder die Karrierechancen des Mitarbeiters nicht als Druckmittel verwenden. Es gibt eindeutig bessere Möglichkeiten, um den Mitarbeiter zu mehr Leistung zu motivieren . Auch wird das Androhen einer Strafe mit großer Wahrscheinlichkeit nicht das gewünschte Ergebnis erzielen. Eher beschwert sich der Mitarbeiter wegen Nötigung.
Checkliste Mitarbeitergespräch
Es ist nicht leicht, den Überblick über alle wichtigen Punkte in Mitarbeitergesprächen zu behalten. Deswegen haben wir hier nochmal eine Checkliste für Führungskräfte und Vorgesetzte zusammengestellt:
✓ Mitarbeiter rechtzeitig informieren
✓ relevante Themen eingrenzen
✓ Ziel des Gesprächs festlegen
✓ aufmerksam & aktiv zuhören
✓ Mitarbeiter zum Reden ermutigen
✓ Ziele & Gesprächsverlauf notieren
✓ Mitarbeiter bei der Zielerreichung unterstützen
Mitarbeiterführung
Mitarbeitergespräche sind also sehr sinnvolle Werkzeuge in der Arbeitswelt. Aber auch außerhalb dieses Gesprächs muss eine Führungskraft motivieren und unterstützen können. Wie das am besten geht und was die häufigsten Fehler sind, zeigen wir im Video zur Mitarbeiterführung !
Mitarbeiterführung
Mitarbeitergespräche sind also sehr sinnvolle Werkzeuge in der Arbeitswelt. Aber auch außerhalb dieses Gesprächs muss eine Führungskraft motivieren und unterstützen können. Wie das am besten geht und was die häufigsten Fehler sind, zeigen wir im Video zur Mitarbeiterführung !