Kata

Was bedeutet Kata?  

Kata ist ein Begriff aus der japanischen Kampfkunst, der auch im Management von Unternehmen benutzt wird. Mit Kata werden Handlungsabläufe zunächst detailliert festgelegt. Durch viel Übung und Anwendung werden diese dann als Routinen verinnerlicht.

Beispiel: Ein Unternehmen stellt Motorräder her. Damit die Karosserie des Motorrads schnell und problemlos gebaut werden kann, werden die Schritte des Motorradbaus genau geplant. Diesen Ablauf üben die Mitarbeiter dann so lange, bis sie ihn auswendig und ohne nachzudenken durchführen können.

Kata betrifft dabei nicht nur Handlungen und Tätigkeiten, sondern auch das Denken aller Mitarbeiter. Denn Routinen ermöglichen ihnen, schneller Lösungen für Probleme in ihrem Arbeitsschritt zu finden (Verbesserungs-Kata). Wenn die Mitarbeiter ihre gewohnten Handlungen im Schlaf beherrschen, können sie leichter auf neue Ereignisse in ihren geübten Abläufen reagieren.

Damit Mitarbeiter diese Denkweise verinnerlichen, müssen sie Verhaltensroutinen entwickeln. Das Unternehmen sollte sie zudem professionell und systematisch anleiten (Coaching-Kata). Um Kata einzuführen, müssen Führungskräfte die selbstständige Arbeitsweise der Mitarbeiter unterstützen, sie zum Lernen motivieren und dabei begleiten.

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Übrigens: Toyota hat als erstes Unternehmen den Begriff Kata im wirtschaftlichen Kontext verwendet. Deswegen kannst du auch Toyota Kata sagen.

Wieso ist Kata wichtig für ein Unternehmen?

Mit Kata üben Mitarbeiter eines Unternehmens ihre Aufgaben so gut, dass sie durch ihre Routine mehr Zeit und Kompetenzen bekommen, um Probleme in Arbeitsschritten zu entdecken und langfristig zu verbessern (kontinuierlicher Verbesserungsprozess, KVP ):

Vorteile von Kata:

• hohe Problemlösekompetenz der Mitarbeiter
• Mitarbeiter haben mehr Zeit und Wissen, um Verbesserungsmöglichkeiten zu entwickeln
• Mitarbeiter können flexibler auf neue Situationen reagieren
• Mitarbeiter fühlen sich sicherer in ihren Handlungen
• das Unternehmen erzielt höhere Leistungen

Ziele und Prinzipien von Kata

Kata ist also nicht einfach nur eine Methode, sondern eine bestimmte Art zu Denken. Dieses Denkschema muss von der Unternehmensführung bei allen Mitarbeitern eingeführt werden. Denn Kata findet auf allen Unternehmensebenen statt.

Ziel ist es, die Arbeitsprozesse zu verbessern. Diese Verbesserungsmöglichkeiten können nicht einfach im Voraus geplant werden, sondern müssen am Ort des Geschehens (dem sogenannten Gemba) entwickelt werden. Denn Probleme treten erst im Arbeitsalltag auf. Weil das Ziel, die Arbeitsschritte zu verbessern, sehr allgemein ist, kann Kata in jeder Situation und bei jeder Tätigkeit angewendet werden.

Damit Mitarbeiter sich sicher fühlen, reicht keine gute Unternehmensführung allein aus. Mitarbeiter müssen sich Verhaltensroutinen erarbeiten, also ihre alltäglichen Tätigkeiten auswendig können.

Prinzipien der Kata:

• Orientierung am Unternehmensziel und der Unternehmensvision
• Festlegen und Einführen von allgemein gültigen Verhaltensroutinen
• Flexible Problemlösung
• kontinuierliche Verbesserung der Prozesse (KVP )
• respektvoller Umgang miteinander

Eine Kata wird in zwei verschiedene Stufen unterteilt: Die Verbesserungs- und die Coaching-Kata. Schau dir die beiden Stufen jetzt einmal genauer an.

Die Verbesserungs-Kata

Die Verbesserungs-Kata ist eine Lern- und Verhaltensroutine. Mitarbeiter können sie situationsunabhängig verwenden. Mit der Kata soll die Vision des Unternehmens erreicht werden. Dafür müssen die Mitarbeiter zunächst den aktuellen Ist-Zustand analysieren:

• Welche Arbeitsschritte führen wir durch und wie lange brauchen wir dafür?
• Welche Probleme treten dabei auf?

Werden bei der Analyse Probleme gefunden, versuchen die Mitarbeiter, sie zu lösen. Der Lösungsweg selbst ist dabei nicht festgelegt und kann auch nicht im Voraus geplant werden. Er ergibt sich aus dem Vorgehen selbst. Die Mitarbeiter entwickeln die Lösung, indem sie sich immer wieder mit der Verbesserung ihrer eigenen Arbeitsschritte auseinandersetzen.

Eine Verbesserungs-Kata besteht aus 4 Aspekten:

• die Vision und Entwicklungsrichtung des Unternehmens verstehen
• den Ist-Zustand analysieren
• im Arbeitsprozess den nächsten Zielzustand definieren
• schrittweise an diesen Zielzustand annähern (zum Beispiel mit dem PDCA-Zyklus)

Um sich immer weiter zu verbessern, müssen Mitarbeiter sich offen und bewusst mit ihrem eigenen Wissen und ihren Fähigkeiten auseinandersetzen. Sie kombinieren zwei Denksysteme des Gehirns:

1. das schnelle unterbewusste System (Erkennen von Mustern → automatischer Abruf gespeicherten Wissens → reflexartiges Handeln)
2. das langsame bewusste System (systematische gründliche Analyse → Entwicklung neuer Erkenntnisse)

Damit Mitarbeiter die Verbesserungs-Kata erfolgreich anwenden können, müssen sie unterstützt werden. Dafür benötigen sie die Coaching-Kata, auch Kata-Coaching genannt.

Die Coaching-Kata

Bei der Coaching-Kata geht es darum, Führungskräfte und Mitarbeiter in der Kata Denkweise weiterzubilden. Die Führungskräfte sollen Mitarbeitern bei der Entwicklung systematischer und kreativer Lösungen helfen und sie dazu auch ermutigen. Mitarbeiter sollen von den Führungskräften lernen, die Denkweise der Kata in ihre Arbeit zu integrieren. Außerdem sollen sie Zuversicht, Selbstvertrauen und Motivation in den Mitarbeitern steigern, damit sie Probleme erfolgreich lösen können.

Im Rahmen der Coaching-Kata stellt die Unternehmensführung den Mitarbeitern 4 Fragen. Sie sollen die Kata Denkweise betonen:

1. Was ist der Ist-Zustand und was der gewünschte Endzustand?
2. Welche Hindernisse gibt es auf dem Weg dahin?
3. Welche Schlüsse kannst du daraus ziehen? Welche Schritte bieten sich jetzt an?
4. Bis wann gibt es erste Ergebnisse? Was hast du daraus gelernt?

Genauso wie die Verbesserungs-Kata gibt die Coaching-Kata keinen konkreten Lösungsweg vor. Das Kata-Coaching kann allerdings nur mit vertrauens- und respektvollem Umgang zwischen Führungskraft und Mitarbeitern funktionieren.

Lean Management

Eine Coaching-Kata wird von vielen Unternehmen benutzt, die den Lean-Gedanken („schlanke Produktion“) und das Prinzip kontinuierlicher Verbesserung (KVP)  in ihre Arbeitsweise miteinbeziehen wollen. Denn sich immer weiter verbessern zu wollen, hat einen hohen Nutzen für die Unternehmensziele und die Mitarbeiter selbst. Schau dir unser Video zum Lean Management an, um mehr darüber zu erfahren!