Internes Rechnungswesen

Betriebsabrechnungsbogen (BAB)

Der Betriebsabrechnungsbogen (BAB) ist ein tabellarisches Kalkulationsschema innerhalb der Kosten- und Leistungsrechnung. Mittels des BAB werden anfallende Kosten sinnvoll im Unternehmen verteilt. Wir erklären dir, wie genau man bei dieser Verteilung der Gemeinkosten auf die einzelnen Kostenstellen vorgeht, schauen uns den Betriebsabrechnungsbogen Aufbau an und berechnen ihn anhand eines Beispiels.

Das ist dir zu viel Text? Du willst das Thema noch schneller verstehen? Hier erklären wir dir alles zum Betriebsabrechnungsbogen in nur 2 Minuten!

Betriebsabrechnungsbogen Definition

Der Betriebsabrechnungsbogen (BAB) ist ein abrechnungstechnisches Hilfsmittel der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung von kleineren und mittleren Unternehmen. Mittels des BAB werden die anfallenden Einzelkosten erfasst und die Gemeinkosten sinnvoll auf die einzelnen Endkostenstellen verteilt.

Betriebsabrechnungsbogen, Betriebsabrechnungsbogen Beispiel
Betriebsabrechnungsbogen Definition

Betriebsabrechnungsbogen BAB

Einzelkosten sind jene Kosten, die einem einzelnen Kostenträger (Produkt) direkt zuordenbar sind. Beispielsweise bei Materialkosten oder Löhnen, die nur für ein konkretes Produkt eingesetzt werden, spricht man von Einzelkosten.

Die Gemeinkosten bezeichnen jene Kosten, die man nicht direkt einem speziellen Produkt (Kostenträger) zurechnen kann. Das „Gemein“ im Namen steht dabei für „gemeinsam“. Denn die Ressourcen, für die diese Kosten angefallen sind, wurden für alle Produkte genutzt. So können etwa Stromkosten nicht direkt einem einzelnen Produkt oder einer Kostenstelle zugeordnet werden und es handelt sich dabei um Gemeinkosten.

Betriebsabrechnungsbogen Erklärung

Dem Betriebsabrechnungsbogen kann man Zuschlagssätze entnehmen, die für die Kostenträgerrechnung  und speziell für die Zuschlagskalkulation von Bedeutung sind. Die Gemeinkosten, die keinem Kostenträger und keiner Kostenstelle direkt zugeteilt werden können, die sogenannten Kostenträgergemeinkosten, werden zunächst mittels Umlageschlüssel im BAB auf die kostenverursachenden Kostenstellen abgewälzt. Solche Verteilungsschlüssel werden beispielsweise im Verhältnis der Höhe der Mitarbeiterzahl, der einnehmenden Raumfläche oder über Materialentnahmescheine berechnet.

In einem zweite Schritt des BAB, der Sekundärkostenverrechnung., werden die noch noch mit Kosten belasteten Vorkostenstellen auf die Endkostenstellen verrechnet. Am Ende sollen somit alle Endkosten der Vorkostenstellen gleich null sein.  Hierfür gibt es verschiedenen Verfahren. Die bekanntesten sind das Anbau-, das Stufenleiter-, und das Gleichungsverfahren. Sind alle Kosten auf die Endkostenstellen umgelegt, werden die Gemeinkosten einer Kostenstelle ins Verhältnis zu ihren Einzelkosten gesetzt. Dadurch können die Zuschlagssätze zu den Gemeinkosten gebildet werden.

Betriebsabrechnungsbogen Vorlage

Grundsätzlich ist der BAB nichts anderes als eine tabellarische Vorlage. In den Zeilen werden die Kostenarten  und in den Spalten die Kostenstellen eingetragenHierbei unterscheidet man zwischen Vorkostenstellen und Endkostenstellen. Vorkostenstellen werden auch als Hilfskostenstellen und die Endkostenstellen als Hauptkostenstellen bezeichnet. Das Ziel der Sekundärkostenverrechnung ist es nun, alle Kosten der Vorkostenstellen auf die Endkostenstellen umzuwälzen.

Hauptkostenstellen (Endkostenstellen) sind beispielsweise:

  • Fertigung (Montage, Teilefertigung)
  • Material (Beschaffung, Lagerung)
  • Vertrieb (Verkauf, Werbung)
  • Verwaltung (Rechnungswesen, Organisation)

Hilfskostenstellen (Vorkostenstellen) (werden auf Hauptkostenstellen umgelegt):

  • Strom
  • Gebäude
  • Transport
  • Instandhaltung
  • Dienstleistungen
  • Wasser

Hilfskostenstellen zeichnen sich dadurch aus, dass sie ihre Leistungen den anderen Kostenstellen „in Rechnung stellen“. Hauptkostenstellen hingegen empfangen lediglich die Leistungen und stellen aber ihre Leistungen für eine anderen Kostenstelle nicht in Rechnung.

Betriebsabrechnungsbogen, Betriebsabrechnungsbogen Beispiel
Betriebsabrechnungsbogen Vorlage

Einstufiger Betriebsabrechnungsbogen

Im ersten Schritt werden horizontal alle Vor- und Endkostenstellen nach einer idealisierten Wertschöpfungskette sortiert. In den Zeilen werden die Gemeinkostenarten eingetragen, die bereits in der Kostenartenrechnung bestimmt wurden.

Der zweite Schritt wird als Sekundärkostenverrechnung bezeichnet. Im Moment sind die Vorkostenstellen noch belastet. Am Ende dieser Verrechnung sollen allerdings alle Posten der Vorkostenstellen gleich Null sein. Deshalb müssen die Kosten auf die Endkostenstellen aufgeteilt werden. Beim einstufigen Betriebsabrechnungsbogen sind die Gemeinkosten nur auf die Hauptkostenstellen (Fertigung, Material, Verwaltung und Vertrieb) zu verteilen.

Schauen wir uns ein kleines Beispiel zum einstufigen Betriebsabrechnungsbogen an:

Hauptkostenstelle Material Fertigung Verwaltung Vertrieb
Materialentnahmeschein          10.000€ 20.000€ 10.000€ 10.000€
Lohnliste 5.000€ 15.000€
Fläche (qm) 500 500 200 300

In dieser ersten Tabelle siehst du die uns vorliegenden Verteilungsschlüssel, um die primären Gemeinkosten auf die Endkostenstellen aufzuschlüsseln.

Als kleine Nebenrechnung schauen wir uns noch kurz die Fläche an, damit am Ende verständlich ist, wie die Verteilung anhand der Fläche erfolgt:

Gesamtfläche = 500 qm + 500 qm + 200 qm + 300 qm = 1500 qm

Kosten pro qm: \frac{60.000\ Euro}{1.400\ qm} = 40\frac{Euro}{qm}

Für das Material gilt also: 500qm \cdot 40 \frac{Euro}{qm} = 20.000 Euro

Die Aufschlüsselung der Kosten auf die Endkostenstellen erfolgt nun in der nachfolgenden Tabelle (Beträge in €):

Summe Endkostenstellen
Material Fertigung Verwaltung Vertrieb
Primäre Gemeinkosten          
Hilfsstoffe 50.000 10.000 20.000 10.000 10.000
Löhne 20.000 5.000 15.000
Miete 60.000 20.000 20.000 8.000 12.000
∑ primäre Ist-Gemeinkosten 130.000 35.000 55.000 18.000 22.000

Die gesamten Gemeinkosten sind gleich der Summe der Ist-Gemeinkosten. Dabei sind in der Materialabteilung 35.000 €, in der Fertigung 55.000€, in der Verwaltung 18.000€ und im Vertrieb 22.000€ angefallen.

Betriebsabrechnungsbogen, Betriebsabrechnungsbogen Beispiel
Betriebsabrechnungsbogen Beispiel

Mehrstufiger Betriebsabrechnungsbogen

Eine weitere Form eines Betriebsabrechnungsbogen ist der erweiterte Betriebsabrechnungsbogen bzw. der mehrstufige Betriebsabrechnungsbogen. Hierbei lassen sich die Gemeinkosten durch Verteilungsschlüssel auf die entsprechenden Kostenträger verteilen. Somit können alle Einzel- und Gemeinkosten in einer Abrechnungsperiode einerseits insgesamt, aber auch nach einzelnen Kostenträgern spezifisch geordnet werden.

Beim mehrstufigen BAB haben wir nun auch eine allgemeine Kostenstelle vorliegen, die Aufgaben für die Endkostenstelle bzw. auch andere Hilfskostenstellen übernimmt. Aus diesem Grund sind mehrere Stufen der Aufschlüsselung notwendig, um die Kosten auf die Endkostenstellen zu verteilen. Zudem verwenden häufig kleine Unternehmen den einstufigen BAB, wohingegen mittlere bis große Unternehmen den mehrstufigen BAB verwenden.

Ziel des BAB ist es, dass am Ende keine Kosten mehr auf der Vorkostenstelle, bzw. der allgemeinen Kostenstelle liegen und somit alle Kosten auf die gängigen vier Endkostenstellen (Material, Fertigung, Verwaltung, Vertrieb) aufgeteilt wurden.

Verteilungsschlüssel

Als Umlageschlüssel bzw. Verteilungsschlüssel der Gemeinkosten auf die entsprechenden Kostenstellen werden möglichst verursachungsgerechte Schlüssel verwendet. Diese unterteilen sich in Mengenschlüssel (z.B. qm-Anzahl) und Wertschlüssel (z.B. freiwillige soziale Leistungen)

Füllen wir unsere Betriebsabrechnungsbogen Vorlage mit ein paar Zahlen (in Tausend):

Summe

Vorkostenstellen Endkostenstellen
Energie Gebäude Material Fertigung Verwaltung

Vertrieb

Gemeinkosten              
Löhne 300 0 60 120 60 10 50
Kalkulatorische Abschreibungen 400 50 50 100 50 10 140
Hilfs- und Betriebsstoffe 200 20 100 30 10 30 10
∑ Ist-Gemeinkosten 900 70 210 250 120 50 200
Umlage Energie   10 10 20 20 10
Umlage Gebäude     44 88 44 44
 ∑ Ist-Gemeinkosten 900 0 0 304 228 114 254

Nachdem die Summe der primären Gemeinkosten gebildet wurde, müssen die Kosten der Vorkostenstellen auf die Endkostenstellen mittels eines Verteilungsschlüssels umgelagert werden.

Nehmen wir an es existieren die beiden folgenden Verteilungsschlüssel:

Vorkostenstelle

Verteilungsschlüssel
Energie 1 : 1 : 2 : 2 : 1
Gebäude

1 : 2 : 1 : 1

Im BAB darüber siehst du, wie die Umlage anhand des Verteilungsschlüssels erfolgt ist. Der Verteilungsschlüssel hätte sich allerdings auch nach den benutzen qm der Endkostenstellen orientieren können, womit schlussendlich auch eine andere Schlüsselung der Kosten erfolgt wäre.

Betriebsabrechnungsbogen Zuschlagssätze

Sind also nun alle Kosten auf die Endkostenstellen umgelegt, werden die primären Ist-Gemeinkosten einer Kostenstelle ins Verhältnis zu ihren Einzelkosten gesetzt. Dies nennt man auch Verteilung der sekundären Kostenstellen-Kosten. Dafür müssen die Zuschlagssätze zu den Gemeinkosten gebildet werden. Dieser Schritt ist notwendig, um die Kalkulationszuschlagsätze zu ermitteln, die für die Kostenträgerrechnung als dritte wichtige Säule der Kosten- und Leistungsrechnung wichtig ist.

Material Fertigung Verwaltung Vertrieb
Zuschlagsgrundlage

Materialeinzelkosten

Fertigungseinzelkosten

Herstellkosten Herstellkosten

Betrag

600.000€ 300.000€ 300.000€ 300.000€
Zuschlagssatz Materialkosten

Der Zuschlagssatz für die Materialkosten nutzt als Bezugsgröße die Materialeinzelkosten. Somit berechnet sich der Zuschlagssatz folgendermaßen:

ZS_{Materialkosten}= \frac{Materialkosten}{Materialeinzelkosten} = \frac{394.000\ Euro}{600.000\ Euro} = 0,506 = 50,6\%

Zuschlagssatz Fertigungskosten

In der Fertigungsstelle entfallen Gemeinkosten von 1.150€ auf 800€. Somit folgt für den Zuschlagssatz der Fertigungskosten auf Basis der Fertigungseinzelkosten:

ZS_{Fertigungskosten} = \frac{228.000\Euro}{300.000\Euro}= 0,76

Zuschlagssatz Vertriebskosten und Verwaltungskosten

Der Zuschlagssatz für unsere Vertriebs- und Verwaltungskosten basiert auf den Herstellkosten. Die Herstellkosten berechnen sich zunächst folgendermaßen:

Herstellkosten = Materialeinzelkosten (MEK) + Materialgesamtkosten (MGK) + Fertigungseinzelkosten (FEK) + Fertigungsgemeinkosten FGK)

= 600.000 Euro + 304.000 Euro + 300.000 Euro + 228.000 Euro

=1.432.000 Euro

Daraus lässt sich der Zuschlagssatz für die Verwaltung, bzw. den Vertrieb entsprechend berechnen:

ZS_{Verwaltungskosten} =\frac{Verwaltungsgemeinkosten}{Herstellkosten}

= \frac{114.000\Euro}{1.432.000\Euro} = 0,0796 = 7,96\%

 

ZS_{Vertriebskosten}=\frac{Vertriebsgemeinkosten}{Herstellkosten}

= \frac{254.000\Euro}{1.432.000\Euro} = 0,1774 = 17.74\%

 

Summe Vorkostenstellen Endkostenstellen
Energie Gebäude Material Fertigung Verwaltung Vertrieb
Gemeinkosten
Löhne 300 0 60 120 60 10 50
Kalkulatorische Abschreibungen 400 50 50 100 50 10 140
Hilfs- und Betriebsstoffe 200 20 100 30 10 30 10
∑ Ist-Gemeinkosten 900 70 210 250 120 50 200
Umlage Energie 10 10 20 20 10
Umlage Gebäude 44 88 44 44
∑ Ist-Gemeinkosten 900 0 0 304 228 114 254
Zuschlagssatz 50,6% 76,00% 7,96% 17,74%

Die Zuschlagssätze, die wir nun erhalten haben, benötigen wir in der KLR für den nächsten Schritt – der Kostenträgerstückrechnung. Bei diesem dritten Teil der Kostenrechnung werden die Gemeinkosten über die Zuschlagssätze auf die Kostenträger anteilsmäßig verteilt.

Aufgaben des BAB

  • Der BAB dient zur Erfassung der aktuellen Ist-Kosten. Durch die Überwachung der Kosten wird die Kontrolle der Wirtschaftlichkeit ermöglicht.
  • Der Betriebsabrechnungsbogen gibt eine Übersicht über die Kostenentstehung. Die Frage „Wo genau fallen die Kosten an?“ lässt sich somit beantworten und eine verursachungsgerechte Kostenkontrolle wird möglich.
  • Die Gemeinkosten werden mittels Verteilungsschlüssel auf die Kostenstellen, die sie verursacht haben, verteilt. Als gängiger Umlageschlüssel für die Miete wird etwa die qm-Anzahl der einzelnen Kostenstellen verwendet. Gehälter lassen sich mithilfe der Anzahl der Mitarbeiter entsprechend verteilen.
  • Des Weiteren könne mithilfe des BAB Gemeinkostenzuschlagssätze als Basis für die Kalkulation bestimmt werden.

 

Perfekt, jetzt weißt du, was man unter dem Betriebsabrechnungsbogen versteht und wie er aufgebaut ist

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