Internes Rechnungswesen

Prozesskostenrechnung

Du fragst dich, was mit einer Prozesskostenrechnung gemeint ist? Wenn du nach einer einfachen Erklärung suchst, bist du hier genau richtig und wir zeigen dir außerdem eine Beispielaufgabe mit Lösungen. 

Willst du das Thema schnell und anschaulich verstehen? Klick unser Video an!

Inhaltsübersicht

Prozesskostenrechnung einfach erklärt

Laut Definition ergänzt die Prozesskostenrechnung klassische Kostenrechnungssysteme um eine verbesserte Verteilung der Gemeinkosten . Das bedeutet, dass nun kostenstellenübergreifende Prozesse ermittelt und bewertet werden. Im Gegensatz dazu werden in der Kostenstellenrechnung die Gemeinkosten (z.B. Heizkosten einer Halle) über ungenaue Zuschlagssätze einer Kostenstelle (z.B. Fertigung) zugeordnet. Somit schafft die Prozesskostenrechnung eine beanspruchungsgerechte Verteilung der Gemeinkosten und damit eine neue Perspektive der Leistungserstellung, nämlich über einzelne Kostenstellen hinweg.

Abgrenzung

Die Prozesskostenrechnung ist ein alleinstehendes Modul in der Kosten- und Leistungsrechnung . Sie kann weder ausschließlich in die Kostenarten- , noch in die Kostenstellen- oder Kostenträgerrechnung eingeordnet werden. Sie stellt jedoch kein neues Kostenrechnungssystem dar, sondern ist ein Verfahren der Vollkostenrechnung . Das heißt, wir verteilen sämtliche Leistungen und Kosten auf die Kostenträger. Die Grafik stellt die Einordnung in die Kostenrechnungssysteme dar.

Abgrenzung der Prozesskostenrechnung von der Kostenstellenrechnung
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Abgrenzung der Prozesskostenrechnung

Einzelkosten wie z.B. Materialkosten sind nicht schwer zu ermitteln und eine direkte Zuordnung zu einem Produkt (Kostenträger) ist möglich. Die direkte Zuordnung der Gemeinkosten zu einem Produkt ist jedoch nicht möglich. Wenn in einer Halle zum Beispiel verschiedene Produktvarianten hergestellt werden, ist es schwer zu identifizieren, wie viel Energie für die Klimatisierung der Fertigungshalle auf ein einzelnes Produkt abfällt. In der klassischen Kostenrechnung werden die Heizkosten über sog. Zuschlagssätze prozentual auf die Kostenträger verteilt. In der Prozesskostenrechnung sollen die Kosten den Prozessen verursachungsgerecht zugeordnet werden, das heißt, für jedes Produkt soll aufgeschlüsselt werden, in welchen Prozessen dieses Produkt Kosten verursacht. Dadurch entsteht auch die Möglichkeit, Optimierungspotenziale in den jeweiligen Prozessen zu erkennen und Kosten einzusparen. Voraussetzung für die Anwendbarkeit der Prozesskostenrechnung ist die Identifikation und Definition sämtlicher Haupt- und Teilprozesse im Unternehmen. Dabei sollen die Prozesse so detailliert wie möglich von den Hauptprozessen herab aufgegliedert werden. Die Prozesskostenrechnung beginnt allerdings bei den kleinsten Einheiten (Teiprozessen), die nach und nach zu den Hauptprozessen aggregiert werden.

Einteilung in Hauptprozesse und Teilprozesse, Prozessidentifizierung, Kostenaggregation
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Einteilung in Haupt- und Teilprozesse

Prozesskostenrechnung Beispiel

Wir erklären dir anhand eines Beispiels, wie die Prozesskostenrechnung funktioniert. Angenommen wir haben für das italienische Restaurant Luigi’s den Betriebsabrechnungsbogen (BAB) erstellt und können daraus die Gemeinkosten eines Geschäftsjahres für die einzelnen Kostenstellen ablesen.

Beschaffung Fertigung Verwaltung
4.000 € 5.000 € 2.000 €

Nun müssen wir für jede Kostenstelle die Haupt- und Teilprozesse identifizieren. Prozesse sollten in eine möglichst niedrige Ebene aufgegliedert und nach der Prozesskostenrechnung zu den Hauptprozessen aggregiert werden. Bei Luigi’s wären Teilprozesse bei der Fertigung einer Margherita Pizza zum Beispiel:

  • Teigherstellung
  • Pizza belegen
  • Backen im Ofen
  • Küche leiten

Der Prozess Pizza Belegen verursacht keine Gemeinkosten, sondern nur Einzelkosten, nämlich die Zutaten pro Pizzabelegung. Wir nehmen an die Tomatensoße, Gewürze und Käse für eine Margherita kosten 2 €. In der Prozesskostenrechnung finden Einzelkosten keine Berücksichtigung. Sie tauchen erst am Ende bei der Gesamtkostenberechnung pro Pizza wieder auf. Bei den Aufgaben „Teigherstellung“, „Backen im Ofen“ und „Küche leiten“ liegen allerdings Gemeinkosten vor. Diese können im Gegensatz zu Einzelkosten nicht direkt zu Kostenträgern zugeordnet werden. In der Beispielaufgabe wird der Teig nicht nur für Margherita hergestellt, sondern für alle Pizzasorten. Auch unser Backofen ist groß genug, um mehrere Pizzen verschiedener Sorten gleichzeitig zu backen. Dadurch können die Heizkosten (Gemeinkosten) nicht nur auf Margheritas heruntergebrochen werden. Die Aufgabe der Küchenleitung und die damit verbundenen Personalkosten sind ebenfalls keiner einzelnen Pizza zuzuordnen.

Prozesskostenrechnung lmi lmn

Bei der Prozesskostenrechnung wird zwischen leistungsmengeninduzierten (lmi) und leistungsmengenneutralen (lmn) Prozessen unterschieden. Wie der Name schon sagt, steigen die Kosten eines leistungsmengeninduzierten Prozesses mit der dem Prozess zugeführten Menge an Ressourcen. Das bedeutet, wir können einen Zusammenhang zwischen Gemeinkosten und der Anzahl der Prozessausführungen herstellen. Im Kontext unseres Beispiels heißt das, je mehr Mehl und Wasser (Menge) wir zusammenmischen, desto mehr Teig stellen wir her (Leistung), desto höher sind aber auch die Kosten. Analog ist auch das Backen der Pizzen im Ofen ein leistungsmengeninduzierter Prozess. Die Kosten steigen proportional zur Nutzung des Ofens. Während bei den lmi Prozessen die Kosten einem Produkt zuzuordnen sind, ist das für leistungsmengenneutrale Prozesse wie dem Leiten der Küche nicht möglich. Die Personalkosten für die Leitung der Küche stehen in keiner Abhängigkeit zur Anzahl hergestellter Pizzen. Für die Durchführung der Prozesskostenrechnung müssen wir die Kosten aller 3 Prozesse über das Geschäftsjahr ermitteln. Das geschieht durch eine Analyse, bei der z.B. Personalkosten und Energiekosten miteinbezogen werden. Wir nehmen folgende Werte an:

Teilprozess Gemeinkosten pro Geschäftsjahr Prozessverhalten
Teigherstellung 200 € lmi
Backen im Ofen 300 € lmi
Küche leiten 80 € lmn

Die Prozesskostenrechnung für lmn Prozesse sieht vor, dass diese Kosten prozentual auf die anderen Prozesse dieser Kostenstelle verteilt werden. Die Kosten für den lmn Prozess werden durch die Summe der Kosten der anderen Prozesse geteilt, das heißt die Lösung ist:

\frac{80\ Euro}{200\ Euro\ +\ 300\ Euro} = 0,16

Wir multiplizieren diesen Faktor mit den lmi Prozesskosten und addieren die ursprünglichen lmi Prozesskosten nochmal dazu:

Teigherstellung: 0,16 \cdot 200\ Euro + 200\ Euro = 232\ Euro
Backen im Ofen: 0,16 \cdot 300\ Euro + 300\ Euro = 348\ Euro

Prozesskostenrechnung Aufgaben

Nun haben wir die Kosten der lmn Prozesse auf die lmi Prozesse umgeschlagen. Unsere Aufgabe ist es aber, die Kosten für die Herstellung einer Margherita Pizza herauszufinden. Dazu benötigen wir den Prozesskostensatz (PKS). Diese Größe gibt die Kosten pro einmaliger Durchführung eines Prozesses an. Der Prozesskostensatz kann als der Verteilungsschlüssel in der Prozesskostenrechnung gesehen werden. Die Formel zur Berechnung der Lösung ist gar nicht kompliziert:

PKS = \frac{Teilprozesskosten}{Auspr\ddot{a}gung\ des\ Kostentreibers}

Was ist die Ausprägung des Kostentreibers? Der Kostentreiber (Cost Driver) ist eine Bezugsgröße, die idealerweise proportional zu den Teilprozesskosten wächst. Dabei können solche Bezugsgrößen für unseren Teilprozess Teigherstellung zum Beispiel das Gewicht oder das Volumen des Teigs sein. Je nachdem, welcher Kostentreiber gleichmäßiger mit den Kosten des Prozesses wächst, ist diese Bezugsgröße besser geeignet.

Prozesskostenrechnung Aufgaben mit Lösungen

Nehmen wir an, das Teiggewicht bildet die Entwicklung der Prozesskosten am besten ab, da die eingesetzte Menge von Mehl und Wasser proportional zu den Prozesskosten ist. Somit ist in unserer Aufgabe das Gewicht der Kostentreiber. Angenommen, wir verarbeiten 500 kg Teig im Jahr, das wäre die Ausprägung. Dann würde sich der Prozesskostensatz wie folgt berechnen:

PKS = \frac{232\ Euro}{500\ kg} = 0,46\ \frac{Euro}{kg}

Das heißt, pro Kilo Teig, der hergestellt wird, fallen Kosten von 46 Cent an. Analog berechnet sich der PKS der Heizkosten für den Ofen. Nehmen wir an, der Kostentreiber für die Gemeinkosten der Heizenergie ist die Anzahl der Pizza-Bestellungen im Restaurant mit einer Gesamtzahl von 5.000 Bestellungen pro Jahr. Für die Lösung der Aufgabe setzen wir die neuen Zahlen in die gleiche Formel wie eben ein: 

PKS = \frac{348\ Euro}{5.000\ Bestellungen} = 0,07\ \frac{Euro}{Bestellung}

Mithilfe des Prozentkostensatzes und der Einzelkosten für das Belegen der Pizza können wir nun die Beispielaufgabe lösen und die Kosten für eine Pizza Margherita berechnen. Die Kosten für die Zutaten einer Margherita Pizza betragen 2 € und es wird 100 g Teig verwendet. Dann ergeben sich die Gesamtkosten für die Herstellung einer Margherita wie folgt:

0,46\ \frac{Euro}{kg} \cdot0,1\ kg + 0,07 \ \frac{Euro}{Bestellung} + 2\ Euro = 2,12 \ \frac{Euro}{Bestellung}

Wie du siehst, machen die Gemeinkosten nur einen kleinen Anteil der Gesamtkosten aus (12 Cent). Das liegt daran, dass Luigi’s in unserem Beispiel ein Betrieb mit relativ niedrigen Gemeinkosten im Vergleich zu den Einzelkosten ist. Die Prozesskostenrechnung spielt vor allem in Unternehmen mit hohen Gemeinkosten eine große Rolle.

Prozesskostenrechnung Vorteile

Der Anteil an Gemeinkosten stieg in den letzten Jahren an. Das liegt an der zunehmenden Variantenvielfalt sowie der Komplexität der Produkte und Produktionsmethoden, die genauere Planung und Steuerung der Produktion erfordern. Die Lösung bot sich durch die Entwicklung der Methode der Prozesskostenrechnung, da hier die Gemeinkosten beanspruchungsgerechter den Kostenträgern (Produkten) zugeordnet werden können als durch die traditionelle Methode der Zuschlagssätze. In klassischen Kostenrechnungssystemen besaß die Aufschlüsselung der Kosten eines Produkts kaum Aussagekraft. Obwohl die Prozesskostenrechnung zeitaufwändig ist, bietet sie zahlreiche Vorteile gegenüber herkömmlichen Kostenmodellen:

  • bessere, beanspruchungsgerechte Verteilung der Gemeinkosten
  • Planung, Steuerung und Verrechnung der Gemeinkosten
  • Analyse von Prozessdurchlaufzeiten und -kosten, die für Optimierungszwecke und Einsparmöglichkeiten genutzt werden kann
  • direkte Zuordnung der Kosten zu Kostenträgern, Kostenstellen oder Kunden
  • inner- und überbetriebliche Vergleiche zwischen einzelnen Prozessen
  • Erhöhung der Transparenz, wo Gemeinkosten verursacht werden
  • strategische Berechnung der Prozesskosten bei Neuentwicklung eines Produkts
Zusammenfassung Prozesskostenrechnung
  • Die Prozesskostenrechnung ist eine Erweiterung gängiger Kostenrechnungssysteme
  • In der Prozesskostenrechnung können Gemeinkosten beanspruchungsgerecht den Prozessen zugeordnet werden
  • Bei der Prozesskostenrechnung werden Prozesse in leistungsmengeninduziert (lmi) und leistungsmengenneutral (lmn) unterschieden
  • Wichtige Parameter bei der Prozesskostenrechnung sind der Prozesskostensatz und die Kostentreiber
  • Die Prozesskostenrechnung bietet zahlreiche Vorteile gegenüber herkömmlichen Kostenmodellen

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