Office Manager kümmern sich um die Prozesse im Büro. Wie dein Arbeitsalltag aussieht, wie viel du verdienst und welche Voraussetzungen du mitbringen solltest, erfährst du hier und im Video !

Was ist ein Office Manager?

Als Office Manager bist du für den reibungslosen Ablauf im Büro zuständig. Dabei achtest du darauf, dass alle Prozesse möglichst zeitsparend und produktiv sind. Dein Fokus liegt in dem Job auf dem Management, also dem Organisieren, Beaufsichtigen und Leiten.

Als Bindeglied zwischen Geschäftsführung, Mitarbeitern und Kunden nimmst du hier eine Schnittstellenfunktion ein. Du unterstützt andere beim Vor- und Nachbereiten ihrer Aufgaben. Hierbei bist du in alle Unternehmensbereiche eingebunden. Office Management ist somit die Weiterentwicklung des klassischen Sekretariats und bedeutet die Büroleitung oder Büroorganisation.

Was macht ein Office Manager?

Deine Office Management Aufgaben können von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sein. Du übernimmst vor allem administrative, bürokratische und buchhalterische Aufgaben.

Schau dir deine Office Manager Aufgaben hier genauer an:

  • Termine verwalten: Du vereinbarst Termine mit Kunden oder Dienstleistern. Dabei informierst du alle über den genauen Ort und Zeitpunkt.

  • Projekte und Veranstaltungen organisieren: Du planst Meetings, Präsentationen, Veranstaltungen und Weiterbildungen. 

  • Kontakt zu Kunden: Als Office Manager bist du der erste Ansprechpartner für Kunden. Du kümmerst dich um ihre Probleme und Wünsche.

  • Datenbank- oder Content-Management-System pflegen: Du sammelst alle wichtigen Informationen und sorgst dafür, dass sie den relevanten Bereichen zur Verfügung stehen.

  • Büromaterial organisieren: Damit im Büro nie etwas fehlt, behältst du den Überblick über Papier, Stifte und andere wichtige Dinge. Wenn nötig, bestellst du neues Material.

  • Personalgespräche führen: Hin und wieder bist du auch bei Personalgesprächen dabei. Du kennst die Abläufe im Unternehmen am besten und weißt, wer zu euch passt.
Front Office Manager und Back Office Manager

Als Front Office Manager bist du meistens im Hotel am Empfang tätig. Du kümmerst dich um die Gäste und ihre Anliegen, beantwortest E-Mails und hast die Tageskasse im Blick. Im Back Office Management bist du in der Verwaltung angestellt und kümmerst dich um die Organisation der Geschäftsprozesse.

Wie wird man Office Manager?
Voraussetzungen und Fähigkeiten

Für den Office Manager Beruf gibt es keine offizielle Ausbildung oder ein Studium. Du absolvierst eine Fort- oder Weiterbildung, um in dem Job zu arbeiten. Dafür benötigst du betriebswirtschaftliche Grundkenntnisse. In den meisten Fällen wird dafür eine kaufmännische Ausbildung und Berufserfahrung gewünscht. Auch eine Ausbildung im Hotel oder im Sekretariat bietet dir eine gute Grundlage.

Außerdem kannst du mit einem abgeschlossenem Studium in Wirtschaftswissenschaften oder Betriebswissenschaften als Office Manager arbeiten.

Um einen der Office-Manager Jobs zu bekommen, ist vor allem Berufserfahrung entscheidend. Hast du einige Jahre Erfahrung gesammelt, kannst du auch als Quereinsteiger in den Beruf starten. Dabei sind vor allem deine Persönlichkeit und deine Fertigkeiten im Organisieren wichtig.

Persönliche Fähigkeiten / Soft Skills

Als Office Manager oder Office Managerin musst du darauf achten, dass das Unternehmen gut strukturiert ist. Dabei darfst du nicht den Überblick verlieren. Zudem bist du häufig im Kontakt mit Kunden, anderen Mitarbeitern und der Geschäftsführung. Hierbei musst du freundlich und sicher auftreten, weshalb du über soziale Kompetenz verfügen solltest.

Hier siehst du ein paar Soft Skills , die dir als Office Manager helfen:

  • Organisationstalent
  • Konflikt- und Zeitmanagement
  • Kommunikationstalent
  • Empathie
  • unternehmerisches Denken
  • Durchsetzungsvermögen
  • Belastbarkeit

Hard Skills

Neben diesen persönlichen Fähigkeiten solltest du auch über ein paar Hard Skills verfügen. So benötigst du eine kaufmännische Ausbildung sowie Erfahrungen im Bereich Finanzen und Controlling , Management und Marketing. Da Unternehmen vermehrt international arbeiten, solltest du über sichere Englischkenntnisse verfügen.

Zudem sind EDV-Kenntnisse (elektronische Datenverarbeitung) wichtig. Dazu zählen MS Office und Content-Management. Im Allgemeinen solltest du bereit sein, deine eigene digitale Kompetenz ständig zu erweitern.

Was verdient man als Office Manager?

Da es für den Office-Manager Job noch keine Ausbildung oder ein Studium gibt, kann dein Gehalt sehr unterschiedlich ausfallen. Während deines Studiums bekommst du kein Gehalt. Machst du eine Ausbildung, erhältst du eine Ausbildungsvergütung .

Nach deinem Abschluss kann dein Lohn sehr unterschiedlich ausfallen. Du steigst mit 33.600 € jährlich in den Beruf ein. Hast du bereits drei bis fünf Jahre im Office Management gearbeitet, steigt dein Gehalt auf 35.100 € brutto. Nach sechs bis neun Jahren kannst du mit 37.200 € rechnen. Als Experte mit mehr als zehn Jahren Erfahrung als Office Manager liegt dein Gehalt bei 43.800 €.

Dein Lohn ist dabei abhängig von der Unternehmensgröße, der Branche und deiner Berufserfahrung. Wie du das Beste aus deinem Gehalt herausholen kannst, erfährst du in unserem ausführlichen Beitrag dazu.

Wo arbeitet ein Office Manager?

Als Office Manager kannst du in den verschiedensten Unternehmen arbeiten. In kleineren Unternehmen ist dein Aufgabenbereich häufig eingegrenzt, da die Führungsetage gerne die Verantwortung behält. In mittleren und großen Unternehmen kannst du dann einen größeren Verantwortungsbereich übernehmen. Dabei hast du eine große Flexibilität an Branchen und kannst dir eine aussuchen, die zu deinen Interessen passt:

  • IT
  • Maschinenbau
  • Biotechnologie
  • Telekommunikation
  • Pharmaindustrie
  • Chemie

Außerdem gibt es in den Stellenbeschreibungen unterschiedliche Formulierungen, die zu deinem Job passen:

  • Office Manager/in, Officemanager/in
  • Büroleitung oder Bürokraft
  • Assistenz oder Teamassistenz
  • Sekretariat oder Sekretär/in

Karrierechancen und Spezialisierungen

Du wirst als Office Manager in so gut wie jedem Büro gebraucht und hast deshalb gute Karrierechancen in allen Branchen. Hast du ein Organisationstalent und verfügst über die kaufmännischen Grundlagen, kannst du auch als Quereinsteiger und mit unterschiedlichem Werdegang Erfolg haben.

Vor allem Weiterbildungen sind wichtig. Du solltest bei den betriebswirtschaftlichen und kaufmännischen Entwicklungen auf dem Laufenden bleiben. Da du viel mit Menschen arbeitest, sind auch Schulungen in der Personalführung und im Konfliktmanagement hilfreich. Außerdem kannst du eine Weiterbildung im Bereich Projektmanagement machen.

Du kannst dich auf unterschiedliche Schwerpunkte spezialisieren:

  • Personalmanagement und Office Management
  • Eventmanagement mit Office Management
  • Lohnabrechnung mit Lexware, Datev pro und Office Management
  • Kaufmännisches Wissen kompakt und Office Management
  • Office Management und Marketing / Online-Marketing

Einige Office Manager wechseln nach einigen Jahren in HR und Personalführung. Mit mehr Berufserfahrung erlangst du mehr Verantwortung. Dabei kannst du langsam und kontinuierlich aufsteigen und bis in das obere Management befördert werden. Dein Wissen um alltägliche Arbeit und Fachkenntnisse des Office Managements sind hier gerne gesehen.

Zusammenfassung

In unserer Übersicht siehst du nochmal alles Wichtige zum Office Manager Beruf auf einen Blick: 

Was macht ein Office Manager? – Übersicht
  • Als Office Manager kümmerst du dich um die Abläufe im Büro. Du organisierst Termine und hältst Kontakt zu Kunden.
  • Dein Einstiegsgehalt liegt bei 33.600 € jährlich und kann nach einigen Jahren auf 43.800 € steigen.
  • Neben deinem Organisationstalent solltest du auch soziale Kompetenzen und kaufmännisches Wissen mitbringen.
  • Wenn du im Office Management arbeiten willst, kannst du beispielsweise eine wirtschaftswissenschaftliches Studium oder eine Ausbildung im Hotel machen.

HR Manager

Wenn dir der Gedanke gefällt, eng mit deinen Mitarbeitern zusammenzuarbeiten, dann könnte auch der Human Ressource Manager etwas für dich sein. Mehr über diesen spannenden Job erfährst du in unserem Video .

Zum Video: HR Manager
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