Selbstmanagement
Stress im Job und kein Ende in Sicht? Mit einem effizienten Selbstmanagement kriegst du deine Aufgaben ganz einfach in den Griff. Mehr erfährst du auch in unserem Video .
Inhaltsübersicht
Was ist Selbstmanagement?
Deine beruflichen Aufgaben und der Stress wachsen dir über den Kopf? Die Lösung ist nicht etwa ein besseres Zeitmanagement, sondern ein erfolgreiches Selbstmanagement.
Selbstmanagement ist die Fähigkeit, seine persönlichen und beruflichen Herausforderungen und Entwicklungen eigenständig zu bewältigen, ohne dabei von äußeren Umständen abhängig zu sein. So kannst du:
- Prioritäten setzen
- Struktur in den Arbeitsalltag bringen
- Ziele setzen und erreichen
- mit Emotionen umgehen
- Entscheidungen treffen
Gut zu wissen: Der oft verwendete Begriff Zeitmanagement ist irreführend! Denn egal wie du deine Zeit einteilst — am Ende hat jeder Tag nur 24 Stunden. Mit einem gelungenen Selbstmanagement kannst du aber dich selbst dazu bringen, das meiste aus deiner Zeit herauszuholen!
Methoden für ein gelungenes Selbstmanagement
In all den eben genannten Bereichen deines beruflichen Lebens können dir Methoden zum Selbstmanagement helfen:
- ABC-Analyse
- Eisenhower-Matrix
- ALPEN-Methode
- Getting Things Done
- Pomodoro-Methode
- Aschenputtel-Methode
- Energie-Anspannung-Matrix
- SMART-Ziele
- Passion-Skill-Matrix
- Fantasiereisen
- KANALisieren
- FORDEC
Im Folgenden stellen wir sie dir genauer vor.
Prioritäten setzen
ABC-Analyse
Mit der ABC-Analyse
sortierst du deine Aufgaben in Sekundenschnelle in drei Kategorien (A, B und C). So erledigst du deine Aufgaben automatisch geordneter und mit einer sinnvollen Priorisierung. Die ABC-Analyse sagt dir außerdem, welches Verhalten für die unterschiedlichen Kategorien empfehlenswert ist:
- A-Aufgaben: wichtig und dringend → sofort erledigen
- B-Aufgaben: wichtig, aber nicht dringend → später erledigen
- C-Aufgaben: nicht so wichtig, aber dringend → delegieren
Eisenhower-Matrix
Ganz ähnlich funktioniert die Eisenhower-Matrix
. Sie teilt Aufgaben in eine Matrix aus Dringlichkeit und Wichtigkeit ein:
- Sofort erledigen: wichtige und dringende Aufgaben
- Delegieren: dringend, aber nicht sonderlich wichtig
- Termin zur Erledigung festlegen: wichtig, aber nicht dringend
- Verwerfen: nicht wichtig und nicht eilig
Struktur in den Arbeitsalltag bringen
Neben der Priorisierung geht es darum, die Aufgaben strukturiert zu bearbeiten. Auch dafür gibt es viele Methoden.
ALPEN-Methode
Die ALPEN-Methode
strukturiert deinen Arbeitsalltag in 5 Schritten:
- Alle Aufgaben aufschreiben
- Länge jeder Aufgabe einschätzen
- Pufferzeit einplanen (etwa 40 % der Arbeitszeit — es dauert immer länger als gedacht!)
- Entscheidungen über die Priorisierung der Aufgaben treffen (z. B. mithilfe der Eisenhower-Matrix oder ABC-Analyse)
- Nachkontrollieren des Erfolgs (z. B. am Ende des Arbeitstages)
Achtung! Die Planung mit dieser Methode kann recht lange dauern. Achte darauf, dass du nicht mehr Zeit mit Planen als mit dem tatsächlichen Arbeiten verbringst.
Getting Things Done (GTD)
Auch die GTD-Methode hilft dabei, die eigenen Aufgaben zu strukturieren. Sie ist recht umfassend, funktioniert aber grob in 5 Schritten:
- Sammeln: Schreibe alle Aufgaben in eine To-Do-Liste (am besten digital).
- Verarbeiten: Sortiere die Aufgaben, zum Beispiel nach Priorität.
- Organisieren: Trage die Aufgaben in einen Kalender ein oder gruppiere sie in Projekten. So erhältst du eine strukturierte Übersicht aller Teilaufgaben.
- Durchsuchen: Aktualisiere deine Übersicht immer wieder im Laufe des Tages.
- Erledigen
Das Parkinsonsche Gesetzt besagt, dass du immer so lange für eine Aufgabe brauchst, wie du zur Verfügung hast. Damit einher geht Edwards Gesetz: Je näher eine Deadline rückt, desto produktiver arbeiten wir.
- Mache dir das bewusst! So schaffst du es, die Aufgaben diszipliniert und nicht auf den letzten Drücker zu erledigen.
- Setze dir Teilziele, damit der Zeitrahmen zur Erledigung kürzer ist.
Pomodoro-Methode
Bei der Pomodoro-Methode
arbeitest du zunächst konzentriert und fokussiert 25 Minuten und machst anschließend 5 Minuten Pause. Das wiederholst du viermal und machst dann eine wohlverdiente Pause von 30 Minuten. Durch die regelmäßigen Pausen bleibst du den ganzen Tag konzentriert.
Aschenputtel-Methode
Die guten ins Töpfchen, die Schlechten in Kröpfchen — wie in dem bekannten Märchen solltest du immer wieder deine Arbeitsroutinen überdenken und dich fragen: Welche Routine macht mich produktiver und effizienter und was sollte ich mir lieber abgewöhnen? Du guten Routinen behältst du bei und kannst sie vielleicht sogar verstärken.
Schreibe alle deine Routinen auf einen Zettel und sortiere dann in gute und schlechte:
Beispiele für gute Routinen: regelmäßig lüften, genug trinken, klassische Musik beim Arbeiten hören,…
Beispiele für schlechte Routinen: Multitasking, in der Pause nur am Handy sitzen,…
Energie-Anspannung-Matrix
Diese Methode hilft dir, Aufgaben zum passenden Zeitpunkt über den Tag verteilt zu erledigen. Sie teilt deinen persönlichen Zustand in die vier Kategorien:
- entspannt-hohe Energie
- entspannt-niedrige Energie
- angespannt-hohe Energie
- angespannt-niedrige Energie
Finde für dich heraus, welche Aufgaben du in welchem Zustand am besten erledigen kannst.
Ziele setzen und erreichen
SMART-Ziele
Die SMART-Methode
hilft dir dabei, deine Ziele richtig zu formulieren und sie so auch zu erreichen. SMARTE Zielformulierungen sollten verschiedene Kriterien erfüllen:
- Spezifisch: Formuliere deine Ziele so genau wie möglich.
- Messbar: Definiere Messgrößen, an denen du erkennst, ob das Ziel erreicht wurde.
- Attraktiv: Setze dir Ziele, die du auch umsetzen willst.
- Realistisch: Prüfe, dass deine Ziele auch erreichbar sind.
- Terminiert: Setze dir eine Deadline für die Erreichung des Ziels.
Passion-Skill-Matrix
Die Passion-Skill-Matrix definiert vier Felder an Aufgaben auf den Skalen Interesse (Passion) und Fähigkeit (Skill). Sortiere deine Aufgabengebiete hier ein.
Besonders weiterentwickeln kannst du dich in den Bereichen, für die du eine hohes Interesse, aber noch geringe Fähigkeiten hast.
Im Beispiel geht es um einen Personaler.
- Bewerbungsgespräche führen macht ihm Spaß und fällt ihm auch leicht (Interesse und Fähigkeit hoch)
- Bewerbungsunterlagen sichten fällt ihm ebenfalls leicht, aber er findet es langweilig (Interesse gering, Fähigkeit hoch)
- Von Buchhaltung hat er nicht so viel Ahnung, findet es aber auch langweilig (Interesse und Fähigkeit gering)
- Teamevents organisieren findest er spannend, hat aber noch nicht viel Erfahrung darin (Interesse hoch, Fähigkeit gering). Das könnte ein Zeichen dafür sein, dass er sich beruflich in diese Richtung entwickeln könnte.
Mit Emotionen umgehen
Fantasiereisen
Klingt vielleicht kindisch, aber Fantasiereisen für Erwachsene können dir helfen, Stress im Job abzubauen. Gleichzeitig kommst du durch die freie Assoziation der Gedanken auf neue Ideen und Lösungen für Probleme.
KANALisieren
Mit dieser Methode kannst du dich in emotional angespannten Konfliktsituationen schnell beruhigen. Dafür gehst du 5 Schritte durch:
- Klappe halten
- Atmen
- Nicken
- Aufstehen
- Lächeln
Entscheidungen treffen
FORDEC
Diese Methode hilft dir dabei, schnelle Entscheidungen in komplexen Situationen zu treffen. Dabei durchläufst du 5 Phasen:
- Facts: Was sind die Situation und das Problem?
- Options: Welche Handlungsoptionen gibt es?
- Risks & Benefits: Welche Risiken und Chancen hat jede Option?
- Decision: Wie entscheiden wir uns?
- Execution: Welche Schritte gehen wir konkret dafür?
- Check: Funktioniert unser Lösungsweg? (im Nachhinein betrachtet)
10 Tipps für dein Selbstmanagement
Jetzt kennst du die besten Methoden für ein effektives Selbstmanagement. Mit ein paar einfachen Tipps kannst du sie im Alltag ganz leicht umsetzen:
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Schreibe alle Aufgaben auf. Wenn du sie für später notiert hast, schwirren sie nicht mehr in deinen Gedanken herum und die kannst dich auf die aktuellen Herausforderungen konzentrieren.
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Trenne Aufgaben und Termine. Notiere Termine im Kalender und sammle Notizen und Aufgaben separat davon. So behältst du den Überblick.
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Nutze sinnvolle Tools. Es gibt es Vielzahl an Organisationstools, vor allem digital. Gewöhne dich am besten an eins davon und bleibe dann auch dabei. So kannst du dich voll auf die eigentliche Arbeit konzentrieren. Überlege dabei auch, wo analoge Methoden Vorteile gegenüber digitalen haben können. Mit Papier und Stift bist du oft flexibler und zudem regt Schreiben mit der Hand die Kreativität an.
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Erst denken, dann arbeiten. Bevor du mit einer Aufgabe beginnst, solltest du prüfen, ob sie überhaupt sinnvoll ist. Sollte ich sie jetzt oder besser später zusammen mit anderen Aufgaben erledigen? Oder sollte sie am besten ein Kollege übernehmen?
- Arbeite in Zeitblöcken, zum Beispiel mithilfe der Pomodoro-Technik. Schalte in diesen Blöcken alle Ablenkungen aus und konzentriere dich nur auf deine Aufgaben.
✔ Mache dir deine Erfolge immer wieder bewusst, zum Beispiel durch ein Erfolgstagebuch.
✔ Denke darüber nach, was für dich der Sinn deiner Arbeit ist.
✔ Verändere deine Routinen immer wieder. Durch die Abwechslung wirst du motivierter.
✔ Finde gemeinsame Ziele zusammen mit deinem Team. Das Wir-Gefühl erhöht die Motivation enorm.
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Nutze die beste Zeit für die wichtigsten Aufgaben. Du bist gleich morgens am produktivsten und konzentriertesten? Dann erledige hier die wichtigsten Aufgaben.
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Führe eine Not-to-do-Liste. Hier schreibst du alles auf, was du nicht tun willst, weil es unnötig und zeitfressend ist. So erinnerst du dich immer wieder daran, was du vermeiden willst.
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Verschiebe unangenehme Aufgaben nicht. Es passiert schnell, dass man Unangenehmes aufschiebt, das dann aber für das gute Gewissen als „Planung“ bezeichnet. Täusche dich hier nicht selbst!
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Priorisiere intuitiv. Oftmals ist deine Intuition verlässlicher als Methoden wie die ABC-Analyse. Denn sie basiert auf deiner Erfahrung und Expertise.
- Mache Pausen. Gutes Selbstmanagement bedeutet nicht, dass den ganzen Tag durchzuarbeiten. Das ist weder für dich noch für deine Arbeitsergebnisse positiv.
4 Regeln für dein Selbstmanagement
Einige simple Regeln ergänzen zudem die Methoden und Tipps zum Selbstmanagement:
- 2-Minuten-Regel: Wenn du eine Aufgabe innerhalb von 2 Minuten erledigen kannst, mach sie sofort. So sammeln sich nicht unzählige kleine Aufgaben auf deinem Schreibtisch an. Außerdem hast du ein gutes Gefühl, wenn du etwas erledigt hast.
- 5-Minuten-Regel: Wenn du eine neue Idee hast, nimm dir 5 Minuten Zeit, um darüber nachzudenken. Macht es Sinn, die Idee umzusetzen?
- 72-Stunden-Regel: Bearbeite Ideen und Aufgaben möglichst innerhalb von 72 Stunden. Danach sinkt die Wahrscheinlichkeit nämlich deutlich, dass du dich überhaupt noch damit beschäftigst.
- 18-Minuten-Regel: Die Idee ist, sich am Anfang des Tages 5 Minuten Zeit zu nehmen, den Tag zu planen und am Ende des Tages 5 Minuten lang zu überprüfen, was man erreicht hat. Dazwischen sollte man jede Stunde für eine Minute reflektieren, ob sich der Tag in die richtige Richtung entwickelt.
Selbstmanagement — häufigste Fragen
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Was ist Selbstmanagement?
Selbstmanagement ist die Fähigkeit, die eigene persönliche und berufliche Entwicklung eigenständig zu gestalten. Dadurch bist du motivierter, produktiver und bringst bessere Leistungen.
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Warum ist Selbstmanagement wichtig?
Selbstmanagement ist wichtig, um Routinen zu entwickeln, mit denen du deine Ziele erreichen kannst. Zudem bist du dir deiner Wünsche und Emotionen bewusster und triffst so bessere Entscheidungen für die Zukunft.
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Wie manage ich mich selbst?
Es gibt verschiedene Strategien, sich selbst zu managen:- Organisiere und strukturiere deinen Arbeitstag.
- Bringe Übersicht in deine Aufgaben.
- Priorisiere deine Aufgaben.
- Plane detailliert und mit genügend Pausen.
- Steuere deine Motivation.
Prioritäten setzen
Ein wichtiger Teil des Selbstmanagements in das Setzen von Prioritäten. Wenn du mehr darüber erfahren willst, schau hier vorbei!
