Zeitmanagement
Zeitmanagement ist ein Muss, um im Alltag und im Job Aufgaben zu bewältigen. In diesem Artikel und unserem Video lernst du Tipps und die wichtigsten Methoden zum Zeitmanagement.
Inhaltsübersicht
Zeitmanagement Definition
Mit dem richtigen Zeitmanagement kannst du deine Zeit optimal nutzen. Dadurch gerätst du nicht in Stress, bist schneller mit deinen Aufgaben fertig und hast dadurch mehr Freizeit. Somit verbesserst du auch deine Work-Life-Balance.
Außerdem kannst du Zeitmanagement Methoden wie das Eisenhower-Prinzip oder das Kanban Board nutzen, um dein Selbstmanagement zu verbessern.
Schau dir jetzt Tipps an, wie du deine Zeit optimal managen kannst.
Zeitmanagement Tipps
Um Zeitmanagement zu lernen und produktiv zu arbeiten, kannst du dich an die 10 Tipps halten:
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Setze Limits: Setze dir für deine Zeitplanung ein Zeitlimit. Damit kannst du dir selber Druck machen, deine Aufgaben zu erledigen. Denn durch diesen Druck bekommst du mehr Energie und Motivation, um die Aufgabe zu erledigen. Stelle dir dafür einfach deinen Handywecker ein oder nutze eine Timing-App.
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Plane realistisch: Es bringt nichts, wenn du dir zu viel vornimmst. Im Gegenteil — es kann deine Motivation senken. Mache dir also einen realistischen Wochenplan, der dich nicht bei jeder Störung unter Stress setzt.
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Schreibe mit: Erstelle dir einen Zeit- oder Wochenplan. Durch eine feste Zeitplanung merkst du dir Dinge besser und bist daher auch besser organisiert.
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Teile deine Aufgaben auf: Wenn du deine Aufgaben, insbesondere die großen, in kleine Schritte unterteilst, dann bist du motivierter sie zu erledigen.
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Delegiere: Konzentriere dich auf die Aufgaben, die dir am meisten liegen. Kannst du einige Aufgaben nicht gut erledigen, dann lass dir von anderen helfen, indem sie dir die Aufgabe abnehmen.
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Monotaske: Vermeide das Multitasking. Es ist nämlich viel effektiver, eine Aufgabe nach der anderen abzuarbeiten.
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Eliminiere Ablenkungen: Entferne alle Störfaktoren, damit du dich auf deine Aufgaben konzentrieren kannst. Schalte dafür z. B. dein Handy auf lautlos. Außerdem kannst du einplanen, wann du dich im Internet oder Social Media über Dinge informieren möchtest. So vermeidest du störende Unterbrechungen.
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Entwickle Routinen: Mithilfe einer Routine kannst du deinen Tagesablauf planen. Dadurch erlebst du einen sanften Zwang, manche Tätigkeiten durchzuführen, wie z. B. morgens um 6 Uhr aufzustehen oder um 18 Uhr zu lernen. Daraus entstehen dann Gewohnheiten, die dir dabei helfen Dinge zu erledigen, anstatt sie aufzuschieben.
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Mache Pausen: Gönne dir eine Pause, wenn du dich nicht mehr konzentrieren kannst. Denn es bringt dir nichts, unkonzentriert zu arbeiten, anstatt dich zu erholen. Mit der neu gewonnen Kraft bist du wieder fokussiert und kannst dich deinen Aufgaben widmen.
- Priorisiere: Überlege dir, welche Aufgaben am wichtigsten sind und setze sie ganz oben auf deine To Do-Liste. Dadurch weißt du, welche Aufgaben du zuerst erledigen solltest und welche du vorerst aufschieben kannst.
Zeitmanagement Methoden
Folgenden Methoden kannst du für dein Zeitmanagement und Selbstmanagement verwenden, um deine Work-Life-Balance zu verbessern:
- Pareto-Prinzip
- 40-30-20-10-Regel
- Eisenhower-Prinzip
- ALPEN-Methode
- Pomodoro-Methode
- 72-Stunden-Regel
- Kanban Board
1. Pareto-Prinzip
Das Pareto-Prinzip sagt, dass du 80 % deiner Aufgaben in nur 20 % deiner Zeit erledigen kannst. Stehst du also unter Zeitdruck, ist es wichtig, die richtigen Prioritäten zu setzen: Halte dich nicht mit Details und unwichtigen Dingen auf, sondern konzentriere dich auf das Wesentliche!
Zum Beispiel genügen nach dem Pareto-Prinzip meistens schon 2 von 10 Aufgaben, damit ein Projekt schon zu 80 % erfolgreich ist.
2. 40-30-20-10-Regel
Bei der 40-30-20-10-Regel musst du deine Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit priorisieren. Bei dieser Regel widmest du 40 % deiner verfügbaren Zeit der wichtigsten Aufgabe, 30 % deiner Zeit verwendest du für die zweitwichtigste Aufgabe, 20 % deiner Zeit wird benötigt für die drittwichtigste Aufgabe und die restlichen 10 % deiner Zeit fokussierst du dich auf deine übrig gebliebenen Aufgaben.
Durch die Priorisierung verschwendest du keine Zeit an unwichtigen Aufgaben und kannst genau planen, wie viel Zeit du zum Bearbeiten einer Aufgabe benötigen solltest. Der Nachteil bei dieser Zeitmanagement Methode ist, dass du nur max. 3 Aufgaben auf deine Prioritätenliste nach oben setzen kannst.
3. Eisenhower-Prinzip
Die Eisenhower-Matrix zeigt dir, welche Aufgaben am wichtigsten sind und welche nicht. Dafür unterteilst du die Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit vier Kategorien (A, B, C, D-Aufgaben) zu. Die A-Aufgaben (z. B. Kundenbeschwerden) solltest du sofort erledigen, B-Aufgaben (z. B. Werbekampagnen) danach. Die C-Aufgaben (z. B. Betriebsfeiern planen) könntest du an andere abgeben und D-Aufgaben (z. B. Dokumente entsorgen) kannst du erstmal ignorieren, da sie nicht wichtig sind.
Durch die Time Management Methode der Eisenhower-Matrix kannst du ganz einfach einen Überblick über deine To Do’s behalten und sie ist leicht umsetzbar.
4. ALPEN-Methode
Um die ALPEN-Methode zu benutzen notiere dir als erstes Aufgaben, die du erledigen musst, wie z. B. eine Präsentation vorzubereiten, zu lernen oder einkaufen zu gehen. Danach schätzt du, wie lange du für deine Aufgaben brauchst, z. B. für die Präsentation 4 Stunden, 3 Stunden für das Lernen und 2 Stunden für das Einkaufen. Insgesamt wären das dann 9 Stunden Zeitaufwand.
Nun kannst du deine Pausen einplanen. Beachte dabei, dass du auch Störungen, wie ein verspäteter Bus, eingeplant werden müssen. Außerdem hast du nicht immer Zeit, alle deine Aufgaben zu erledigen, weshalb du sie priorisieren musst. Solltest du keine Lebensmittel für Mittagessen zu Hause haben, dann solltest du als erstes Einkaufen gehen, anstatt zu lernen.
Sobald du mit deinen Aufgaben fertig bist, musst du kontrollieren, ob alles planmäßig funktioniert hat. Dadurch lernst du, die Zeit, die du für einzelne Aufgaben brauchst, richtig einzuschätzen.
5. Pomodoro-Methode
Durch die Methode planst du deine Arbeitsphasen und deine Pausen fest ein. Denn durch die festgelegten Pausen in deiner Zeitplanung erhöht sich deine Produktivität.
Bei der Pomodoro-Methode schreibst du dir zuerst alle deine Schritte auf. Danach stellst du deinen (Handy-)Wecker zum Beispiel auf 40 min ein und arbeitest so lange konzentriert, bis der Wecker klingelt. Anschließend machst du 10 min Pause, um dich zu erholen. Das wiederholst du immer wieder, bis du bei der 5. Runde angekommen bist. Mache nach der 5. Runde eine längere Pause von 25 min. Wiederhole das, bis du fertig mit deiner Aufgabe bist. Je nach deinem Bedarf kannst du auch kürzere oder längere Arbeits- oder Pausenphasen festlegen.
Mit der Pomodoro-Methode kannst du ganz einfach Zeitmanagement lernen, dank der festgelegten Arbeits- und Pausenzeiten.
6. 72-Stunden-Regel
Genau wie der Name es dir schon verrät, sollst du eine Aufgabe innerhalb von 72 Stunden beginnen, nachdem du sie bekommen hast. Sonst bist du oft nicht mehr entschlossen genug, die Aufgabe überhaupt zu erledigen. Die Chance, dass du deine Aufgaben noch nach mehr als 72 Stunden anfängst, sinkt dann nämlich auf unter 10 %. Denn Zeit Management bedeutet auch, dass du mit deinen Aufgaben rechtzeitig anfängst. Von all den genannten Zeitmanagement Methoden ist die 72-Stunden-Regel die geeignetste Methode deine Entschlossenheit, Aufgaben zu beginnen, zu steigern.
7. Kanban Board
Mit einem Kanban Board hast du einen schnellen Überblick über deine Aufgaben. Dafür brauchst du ein Whiteboard oder eine Pinnwand mit drei Spalten:
- zu erledigen (angefordert)
- in Arbeit
- erledigt
Danach schreibst du jede Aufgabe auf jeweils einen Post-it Zettel und klebst ihn in die Spalte „zu erledigen“.
Fängst du dann mit der Aufgabe an, schiebst du das Post-it in die „in Arbeit“ Spalte. Wenn du eine Aufgabe fertigstellst, dann schiebe den Zettel in die „erledigt“ Spalte. Dadurch siehst du auf einen Blick, was alles noch zu erledigen ist und was du schon geschafft hast.
Zudem kannst du diese Zeitmanagement Methode auch digital durch die Hilfe von Apps anwenden.
Smarte Ziele
Jetzt kennst du dich bestens mit den Zeitmanagement Methoden aus! Um Projekte noch erfolgreicher zu managen, solltest du dir auch den Beitrag zu den Smart Zielen anschauen!
