Serienbrief erstellen Word

Serienbrief erstellen Word — einfach erklärt

Geschäftsbriefe im Unternehmen, wie Einladungen oder Werbeschreiben, sind häufig für alle Adressaten identisch — sie unterscheiden sich nur in wenigen Punkten wie Namen oder Adressen. Um dafür ein einheitliches Dokument anlegen zu können, das anschließend automatisch personalisiert wird, gibt es Serienbriefe in Word.

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Wie du im Detail vorgehst, um den Serienbrief in Word zu erstellen, siehst du jetzt.

Datenquelle mit Adressen

Um Serienbriefe in Word zu erstellen, brauchst du eine Empfängerliste. Üblicherweise handelt es sich dabei um eine Excel-Tabelle mit Angaben zu Anrede, Vorname, Nachname und Adresse.

Jede Information, die später im Seriendruck verwendet werden soll, muss in der Tabelle stehen. Im Beispiel sind das der Unternehmensname und die typischen Kontaktdaten.

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Alternativ zur Tabelle kann die Liste auch aus Outlook-Kontakten importiert werden oder direkt in Word angelegt werden.

Seriendruck-Assistent

Weiter geht es in Word:

1. Öffne ein leeres Dokument.
2. Wechsle zur Registerkarte „Sendungen“ und klicke auf „Seriendruck starten“. Dort öffnest du den „Seriendruck-Assistenten mit Schritt-für-Schritt-Anweisungen“.
3. Wähle im Fenster des Seriendruck-Assistenten den Dokumenttyp, hier also „Briefe“. Klicke dann unten rechts auf „Weiter“.
   

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   Übrigens: Den Seriendruck in Word kannst du auch für Briefumschläge oder Etiketten nutzen.
   
4. Entscheide dich für ein Startdokument: das aktuelle leere Dokument, eine Vorlage von Word oder ein bestehendes (Unternehmens-)Dokument. Bestätige wieder mit „Weiter“.
   

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5. Klicke auf „Durchsuchen…“ und wähle die entsprechende Datei aus. Bestätige mit „Öffnen“. Wähle anschließend das gesuchte Tabellenblatt und überprüfe, welche Kontakte übernommen werden sollen. Nach „OK“ bestätigst du wieder unten rechts mit „Weiter“.
6. Verfasse den Brief.

Serienbrief schreiben

Jetzt kannst du das Dokument individuell gestalten. Die typischen Elemente siehst du jetzt:

1. Klicke oben im Menü auf „Adressblock“, um die Adresse einzufügen. Wähle das passende Format für den Empfängernamen aus. Unter „Übereinstimmende Felder festlegen“ kannst du angeben, welche Tabellenspalten welchen Informationen entsprechen, um sie ebenfalls zu übernehmen. Überprüfe in der Vorschau, ob alles passt. Bestätige mit „OK“.
   

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   Tipp: Klicke oben im Menü auf „Vorschau Ergebnisse“, um die korrekte Darstellung des Serienbriefs zu überprüfen.
   
2. Das aktuelle Datum kannst du über die Tastenkombination [Alt] + [⇧] + [D] auf Windows einfügen.
3. Jetzt folgt die Anrede. Klicke dafür auf „Grußzeile“ oben im Menü und stelle alles wie gewünscht ein. Bestätige mit „OK“.
   

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4. Tippe nun das Dokument fertig. Weitere individuelle Formulierungen kannst du über „Seriendruckfeld einfügen“ einstellen.
   

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Übrigens: Unter „Regeln“ kannst du beispielsweise „wenn …, dann“-Regeln definieren, um Formulierungen individuell anzupassen.

Word Seriendruck starten

Um den Seriendruck in Word zu starten, klickst du auf „Fertig stellen und zusammenführen“ und dann auf „Einzelne Dokumente bearbeiten“.

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Es öffnet sich ein neues Dokument mit den einzelnen, individualisierten Briefen. An der Stelle bietet es sich an, alles zu prüfen. Das Dokument kannst du jetzt ganz normal ausdrucken.

Serienbrief erstellen Word — häufigste Fragen

• Wie starte ich den Seriendruck in Word?
  1. Öffne ein neues Dokument.
  2. Klicke unter „Sendungen“ auf „Seriendruck starten“ und wähle den gewünschten Typ.
  3. Wähle unter „Empfänger auswählen“ eine Adressliste aus.
  4. Lege das Dokument an.
       
• Welche Dateien benötigt man für einen Serienbrief?
  Für einen Serienbrief benötigst du zwei getrennte Dateien: eine Datenquelle (z. B. Excel-Datei mit Namen und Adressen) und ein Word-Dokument mit Text und den Seriendruckfeldern.
   
• In welchen Schritten erstellt man einen Serienbrief in Word?
  1. Adressliste vorbereiten (Excel).
  2. Dokument anlegen (Word).
  3. Seriendruck-Assistent starten (Word).
  4. Dokument formulieren (personalisierte Anrede etc.).
  5. Vorschau und drucken.

Word Schreibschutz aufheben

Serienbriefe erstellen kannst du jetzt. Oft lohnt es sich, einen Schreibschutz auf das Dokument zu legen, damit es nicht jeder bearbeiten kann. Wie du den Schreibschutz in Word aktivierst und aufhebst, erfährst du hier.