Eisenhower Prinzip

Was ist das Eisenhower Prinzip?

Das Eisenhower Prinzip ist eine Methode des Zeitmanagements, das dir dabei hilft, deine Zeit effektiv zu nutzen. Dabei unterteilst du alle anstehenden Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit in vier Kategorien: Aufgaben, die du…

• … zuerst erledigen musst,
• … später erledigst,
• … an Teammitgliedern bzw. Kollegen delegierst und
• … verwerfen kannst.

Damit verschaffst du dir einen Überblick über deine Aufgaben und weißt, welche Aufgaben du zuerst erledigen solltest. Dadurch kannst du deine Zeit und Energie in die wichtigsten Dinge investieren und produktiver arbeiten.

Das Beste an der Eisenhower-Methode ist, dass sie keine besonderen Vorkenntnisse oder Tools erfordert. Du kannst sie also direkt anwenden!

Übrigens: Das Eisenhower Prinzip wurde nach dem 34. US-Präsident Dwight D. Eisenhower benannt. Er soll seinen Schreibtisch angeblich in vier Quadranten aufgeteilt und damit seine Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit sortiert haben.

Wie funktioniert die Eisenhower Matrix?

Ein voller Terminkalender und eine lange To-do-Liste können den Stresspegel ganz schön steigen lassen. Um das zu vermeiden, nutzt du die Eisenhower Matrix. Damit sortierst du deine Aufgaben, um sie dann gezielt zu erledigen.

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Die Matrix besteht aus den vier Quadranten A, B, C und D:

• A-Aufgaben: wichtig und dringend
• B-Aufgaben: wichtig, aber nicht dringend
• C-Aufgaben: dringend, aber nicht wichtig
• D-Aufgaben: nicht wichtig und nicht dringend

Sie geben auch gleich die Reihenfolge vor, in denen du die Aufgaben abarbeitest.

A-Aufgaben: Erledigen

Zu den A-Aufgaben zählen wichtige und dringende Aufgaben. Das heißt, sie erfordern deine sofortige Aufmerksamkeit und sollten so schnell wie möglich erledigt werden.

Ist die Deadline für eine Aufgabe bald fällig oder handelt es sich um einen akuten Notfall? Dann sind das klare Anzeichen für eine A-Aufgabe! Sonst kann das in Stress ausarten oder sogar negative Konsequenzen haben. Beispielsweise könnte sich durch eine versäumte Frist ein ganzes Projekt nach hinten verschieben. 

Beispiele:

• Genehmigung von der Rechtsabteilung einholen
• auf Beschwerden eines Lieferanten eingehen
• Bearbeiten eines akuten Systemfehlers

B-Aufgaben: Terminieren

Die B-Aufgaben Aufgaben gehst du direkt nach den A-Aufgaben an. Sie sind wichtig, aber nicht dringend. Das bedeutet, sie sind essenziell für langfristige Ziele und sollten auch von dir in Angriff genommen werden. Aber das muss nicht sofort geschehen. Für diese Aufgaben legst du daher eine Frist fest, bis zu der sie erfüllt sein sollten. 

Beispiele:

• sich für eine Weiterbildung anmelden
• Planung eines neuen Projektes
• Pflegen von Kundenbeziehungen

C-Aufgaben: Delegieren

C-Aufgaben sind nicht wichtig, aber dringend. Das heißt, sie müssen sofort erledigt werden, aber tragen nicht zu deinen langfristigen Zielen bei. Dazu gehören Aufgaben, zu denen du keine persönliche Verbindung hast, oder die nicht in deinem Aufgabenbereich liegen. Daher gibst du C-Aufgaben am besten an Mitarbeiter oder Kollegen weiter.

Beispiele:

• Meetings verschriftlichen
• Beiträge, Berichte o.ä. hochladen
• Angebote einholen für neue Büroausstattung 

Wichtig: Du solltest C-Aufgaben nicht einfach nur abschieben. Es ist wichtig, dass du der Person, die die Aufgabe übernimmt, auch die Einzelheiten erklärst. Dazu gehört auch, dass sie die Möglichkeit hat, Rückfragen zu stellen. So kann die Aufgabe erfolgreich erledigt werden.

D-Aufgaben: Verwerfen

Hast du all deine Aufgaben den anderen drei Quadranten zugeordnet, bleiben häufig welche übrig. Das sind höchstwahrscheinlich die D-Aufgaben. Sie sind weder wichtig noch dringend. Demnach kannst du sie getrost verwerfen. D-Aufgaben sind unnötig und rauben wertvolle Zeit, die du besser für wichtige Aufgaben nutzen könntest.

Beispiele:

• Meetings, die nicht deine Anwesenheit erfordern
• Aufgaben unnötig zu perfektionieren, anstatt sie einfach zu erledigen 
• durch E-Mail-Ketten zu wühlen, in denen man selbst nicht aktiv involviert ist

Wie unterscheidest du „dringlich“ und „wichtig“?

Um die Eisenhower Matrix anwenden zu können, ist es wichtig, alle Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit zu bewerten. Und genau hier liegt bei vielen das Problem: Was ist der Unterschied zwischen „dringlich“ und „wichtig“? 

Dringend sind Aufgaben, die sofort und oft in einer bestimmten Zeit erledigt werden müssen. Werden sie nicht direkt bearbeitet, kann das negative Konsequenzen haben. Deshalb verlangen dringende Aufgaben deine sofortige Aufmerksamkeit. 

Beispiele:

• Eine Deadline für eine wichtige Aufgabe
• Ein Anruf von einem Kunden mit einem dringenden Problem
• Die Behebung eines technischen Problems

Wichtige Aufgaben hingegen tragen zu deinen langfristigen Zielen und Visionen bei. Sie sind nicht unbedingt zeitkritisch. Dennoch sind wichtige Aufgaben von großer Bedeutung für deinen persönlichen oder beruflichen Erfolg. 

Beispiele: 

• Die Planung eines wichtigen Projekts
• Die Weiterbildung in einem relevanten Fachbereich
• Die Pflege von Kundenbeziehungen

Hast du deine Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit bewertet, kannst du sie leichter den vier Quadranten zuordnen.

5 Tipps für die Priorisierung

Mit der Eisenhower-Matrix hast du ein nützliches Werkzeug an der Hand, um deine Aufgaben zu sortieren und deine Zeit effektiv zu nutzen. Doch wie priorisierst du deine Aufgaben am besten, um den größtmöglichen Nutzen aus der Methode zu ziehen? Hier haben wir fünf Tipps:

1. Geordnetes Vorgehen: Direkt alle Aufgaben wahllos den Quadranten zuzuordnen, kann im Chaos enden. Erstelle daher zuerst eine Liste aller Aufgaben, die du erledigen musst. Schätze dann für jede Aufgabe ein, wie wichtig und dringend sie ist. Erst im Anschluss verteilst du die Aufgaben auf die vier Quadranten der Matrix.
    
2. Zuerst D-Aufgaben bestimmen: Streiche zuerst die Aufgaben, die unwichtig und nicht dringend sind. Wenn du die unnötigen Aufgaben aus dem Weg geräumt hast, ist es einfacher, die verbleibenden Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit zu priorisieren.
     
   Tipp: Aufgaben zu streichen, fällt nicht jedem leicht. Daher kann es helfen, D-Aufgaben aufzuschreiben und z. B. in einen Briefumschlag zu legen. Somit sind sie nicht komplett aus dem Sinn und können jederzeit wieder herausgeholt werden.
    
3. Aufgaben aktualisieren: Überprüfe deine Aufgabenliste regelmäßig und aktualisiere sie bei Bedarf. So stellst du sicher, dass deine Prioritäten immer aktuell sind. Beispielsweise solltest du erledigte Aufgaben streichen und neue Aufgaben hinzufügen, sobald sie auftauchen.
    
4. Komplexe Aufgaben zerlegen: Komplexe Aufgaben können nicht einfach als „wichtig“ oder „dringend“ eingestuft werden. Sie müssen zunächst in kleinere Arbeitspakete zerlegt werden, um ihre Bedeutung zu beurteilen. Beispielsweise kann die Aufgabe „Erstellung eines Marketing-Konzepts“ so zerlegt werden: Marktanalyse, Zielgruppendefinition, die Entwicklung von Marketing-Strategien und die Erstellung eines Budgetplans.
    
5. Beruflich und privat trennen: Mischen sich in deiner To-do-Liste die persönlichen und beruflichen Aufgaben? Dann wäre es besser, zwei getrennte Eisenhower Diagramme zu erstellen. Schließlich erfordern beide verschiedene Ressourcen und involvieren andere Menschen. Beispielsweise könntest du nur schwer eine berufliche Aufgabe an deinen Partner delegieren.

Eisenhower Prinzip — Grenzen der Matrix

Die Eisenhower Matrix ist eine einfache Methode, um produktiver zu sein. Denn du kannst sie schnell anwenden und Zeitfresser gezielt eliminieren. Trotzdem hat die Methode auch ein paar Schwachstellen, die bei der Anwendung beachtet werden sollten: 

• Bewertung der Aufgaben: Die Eisenhower-Matrix hilft dir lediglich dabei, deine Aufgaben zu priorisieren. Sie zeigt jedoch nicht, wie die Aufgaben effizient erledigt werden könnten.
   
• Unterschied „dringend“ und „wichtig“: Zentraler Knackpunkt ist die Unterscheidung zwischen „dringend“ und „wichtig“. Denn häufig ist es der Fall, dass dringende Aufgaben auch wichtig sind und umgekehrt. Folglich gibt es kaum B-und C-Aufgaben und alle kommen zu den A-Aufgaben. Somit entsteht dort wieder ein Aufgaben-Stau.
   
• Kein Delegieren möglich: Hast du grundsätzlich nicht die Möglichkeit Aufgaben abzugeben, ist die Matrix auch nur begrenzt einsetzbar. Daher ist das Eisenhower Prinzip hauptsächlich an leitende Positionen gerichtet. An der Stelle kann es dir nur helfen, D-Aufgaben zu identifizieren und somit den Terminkalender etwas zu befreien.

Eisenhower Prinzip — häufigste Fragen

• Was wäre ein Eisenhower Prinzip Beispiel?
  Mit dem Eisenhower Prinzip kannst du deine Aufgaben priorisieren. Hier ein Beispiel:
  • A-Aufgaben: wichtig, dringend → drohende Deadline eines Berichts
  • B-Aufgaben: wichtig, nicht dringend → persönliche Weiterbildung
  • C-Aufgaben: nicht wichtig, dringend → fachfremde Aufgaben
  • D. Aufgaben nicht wichtig, nicht dringend → irrelevante Berichte lesen
     
• Was ist das Eisenhower Prinzip einfach erklärt?
  Das Eisenhower Prinzip ist eine Methode, um deine Zeit effektiv zu nutzen. Dabei werden all deine Aufgaben und Termine nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit sortiert. Wichtige und dringende Aufgaben werden dabei zuerst erledigt, während du unwichtige Aufgaben delegieren oder gar verwerfen kannst.

Pareto Prinzip

Nun kennst du eine effektive Methode, um deine wichtigsten Aufgaben zu identifizieren. Um sie jetzt auch noch mit möglichst wenig Zeitaufwand zu erledigen, nutzt du das Pareto Prinzip. Wie das geht, zeigen wir dir hier in unserem Video!