Prioritäten setzen einfach erklärt

Prioritäten setzen bedeutet, dass du dir einen Überblick über deine Aufgaben verschaffst und diese nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit sortierst und abarbeitest. So schaffst du es, Ordnung in dein Leben zu bringen und deine Ziele konsequent zu verfolgen. Prioritäten setzen hilft dir also dabei, deinen Fokus auf die wichtigen Dinge zu legen und so möglichst effizient zu arbeiten.

Manchmal ist es aber gar nicht so leicht, Aufgaben zu priorisieren. Denn Prioritäten setzen heißt auch, bestimmte Ziele anzustreben und Entscheidungen zu treffen. Prioritäten setzen zu können ist also der erste Schritt für ein erfolgreiches Leben, sowohl beruflich als auch im privaten Bereich. Wie du deine Prioritäten und somit den Grundbaustein für deinen Erfolg setzt, erfährst du jetzt.

Prioritäten setzen – Herangehensweise

Fast alle Lebensbereiche benötigen Prioritäten — Beispiele dafür sind deine Partnerwahl, deine Berufswahl, deine Freizeitgestaltung oder wichtige Deadlines.

Aber was sind Prioritäten überhaupt? Priorisieren bedeutet, zwischen Entscheidungen abzuwägen und dabei einen klaren Standpunkt einzunehmen — gleichzeitig aber nicht andere Dinge zu vernachlässigen. Schaffst du es nicht, klare Prioritäten zu setzen, dann führt das oft zu Chaos. Wichtig ist also, dass du deine Ziele im Blick behältst. Dabei muss auch der Zeitfaktor berücksichtigt werden. Denn nimmst du dir zu viel für einen Tag vor, kann das dazu führen, dass du deine Aufgaben nicht fokussiert bearbeitest.

Die richtige Priorisierung deiner Aufgaben ist der Grundbaustein für ein gutes Zeitmanagement . Du sortierst deine Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit, sodass du dich nicht von unwichtigen Sachen ablenken lässt. Dabei solltest du deine Ressourcen stets im Blick behalten. Denn Prioritäten setzen heißt auch, sich über seine Möglichkeiten im Klaren zu sein. Solche Ressourcen sind beispielsweise Zeit, Konzentration, Energie, Geld und Arbeitskräfte.

Der sinnvolle Einsatz dieser Ressourcen und das Abwägen von Entscheidungsmöglichkeiten sind also notwendige Variablen, um Prioritäten sinnvoll zu setzen.

Prioritäten setzen – Methoden

Prioritätenlisten helfen dabei, Ressourcen sinnvoll zu nutzen und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Das reduziert Stress und steigert gleichzeitig deine Konzentration. Die Überschneidung von Beruflichem und Privatem bringt oft Chaos mit sich. Daher müssen wir Prioritäten setzen, die uns unseren Zielen näher bringen.

Doch im Laufe unseres Lebens verändern sich unsere Ziele — sowohl im Alltag als auch beruflich. Daher ist es besonders wichtig, ein System zu entwickeln, das dir das Prioritäten setzen erleichtert. 

Zunächst solltest du dir also über deine Aufgaben und Ziele im Klaren sein. Verschiedene Methoden helfen dir dabei, dir einen Überblick zu verschaffen und deine Aufgaben möglichst effizient zu ordnen. Folgende zehn Methoden stellen wir dir jetzt vor:

  1. Bullet Journal
  2. Ivy-Lee-Methode
  3. ABC-Methode
  4. Das Eisenhower Prinzip
  5. Pomodoro-Methode
  6. ALPEN-Methode
  7. GTD-Prinzip
  8. 3-Stufen-Methode
  9. 10-10-10-Methode
  10. SMART-Methode

1. Bullet Journal

Das Bullet Journal ist die klassischste Methode der Prioritätensetzung. Dabei handelt es sich um eine Prioritäten Liste, bei der du alle deine Aufgaben auf einem Blatt oder in einem Buch aufschreibst. Du kennst diese Art der Prioritätensetzung auch unter dem Namen To-Do-Liste.

Mit dem Bullet Journal verschaffst du dir einen Überblick über deine Aufgaben. Nachdem du einen Punkt abgearbeitet hast, hakst du ihn ab oder streichst ihn durch. Wichtigere Aufgaben kannst du beispielsweise mit Farben markieren oder höher auf die Liste setzen. So bringst du Struktur und Ordnung in deinen Alltag.

2. Ivy-Lee-Methode

Diese Prioritätenliste ist eine strukturiertere Form des Bullet Journals. Am Ende deines Arbeitstages schreibst du dir die sechs wichtigsten Punkte auf, die du am nächsten Tag erledigen möchtest. Dabei sortierst du die Aufgaben nach Wichtigkeit. Du beginnst dann deinen Arbeitstag, indem du diese Liste von oben nach unten abarbeitest. Ablenkungen oder das Anfangen von anderen Aufgaben sind dabei nicht erlaubt. 

Schaffst du es einen Tag mal nicht, alle sechs Aufgaben zu bearbeiten, kommen sie auf die Liste für den nächsten Tag. Dann ergänzt du diese Prioritätenliste um weitere Punkte. Dabei darf die Liste aber nie mehr als sechs Prioritäten beinhalten. Die Ivy-Lee-Methode hilft dir dabei, deine Aufgaben fokussiert zu bearbeiten und sie nach Wichtigkeit zu sortieren.

Gut zu wissen: Ivy Lee war ein Berater, der 1918 für ein Stahlunternehmen einen Plan aufstellen sollte, um die Produktivität der Mitarbeiter zu steigern. Er entwickelte die Prioritätenliste, die wir heute als Ivy-Lee-Methode kennen. Das Unternehmen setzte seinen Vorschlag um und vergütete seine Arbeit mit 25.000 Dollar. Daher wird diese Art der Prioritätensetzung auch als 25.000 Dollar Methode bezeichnet.

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Priorisierung mit der Ivy-Lee-Methode

3. ABC-Methode

Prioritäten setzen mit der ABC-Methode klappt so: Du unterteilst deine Aufgaben nach Wichtigkeit in drei Gruppen und passt dein Zeitmanagement der Dringlichkeit der Aufgabe an.

In Gruppe A kommen dabei die wichtigsten Aufgaben. Sie müssen dringend bearbeitet werden und haben höchste Priorität. Dementsprechend planst du genügend Zeit für die Erledigung ein.

Gruppe B umfasst die Aufgaben, die zwar wichtig sind, aber nicht sofort erledigt werden müssen. Du arbeitest die Punkte der Gruppe B erst ab, nachdem du die A-Gruppe erledigt hast. Beschäftigst du selbst Mitarbeiter, kannst du die Aufgaben der Gruppe B auch an diese weiterleiten.

In Gruppe C sind dann die Aufgaben enthalten, die weniger wichtig sind. Bei dieser Gruppe ist es auch nicht schlimm, wenn du die Erledigung verschiebst oder sogar gänzlich verwirfst.

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Priorisierung mit der ABC-Methode

Der Vorteil der ABC-Methode ist, dass du deine Priorisierungen mit deinem Zeitmanagement vereinst. So fokussierst du dich auf die wichtigsten Aufgaben und gibst ihnen die nötige Aufmerksamkeit.

4. Das Eisenhower Prinzip

Das Eisenhower Prinzip  basiert auf einer Matrix, deshalb sprichst du auch von der Eisenhower-Matrix. Du bewertest jede Aufgabe nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit und teilst sie demnach in einen von vier Bereichen in der Matrix ein. So entstehen vier Gruppen.

  • Gruppe A: Wichtig und Dringlich – Aufgabe sofort erledigen
  • Gruppe B: Wichtig, aber nicht dringlich – Erledigung der Aufgabe auf einen bestimmten Tag festsetzen
  • Gruppe C: Nicht wichtig, aber dringlich – Arbeitest du in einer Führungsposition, überträgst du diese Aufgabe einem anderen Mitarbeiter 
  • Gruppe D: Nicht wichtig und nicht dringlich – Diese Aufgabe kann gänzlich verworfen werden

Hier siehst du, wie das Eisenhower Prinzip aufgebaut ist:

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Eisenhower Matrix

Das Eisenhower Prinzip ist etwas umfangreicher und komplizierter als herkömmliche Prioritätslisten. Ziel ist es aber, die Matrix bei regelmäßiger Anwendung zu verinnerlichen und so ein Gespür für die wichtigsten Aufgaben zu bekommen. Problematisch ist allerdings auch die starre Unterteilung in vier Gruppen. Denn oft kommt es zu Überschneidungen bei der Priorisierung der Aufgaben.

Gut zu wissen: Dwight D. Eisenhower war der 34. Präsident der Vereinigten Staaten. Ob er wirklich die Eisenhower-Matrix erfand, ist bis heute umstritten. Die Matrix basiert aber auf einer Rede des US-Amerikaners, in der er sagte: „I have two kinds of problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent.“ Übersetzt bedeutet das: „Ich habe zwei Arten von Problemen, dringende und wichtige. Die dringenden sind nicht wichtig und die wichtigen sind nicht dringend.“

5. Pomodoro-Methode

Prioritäten setzen mit der Pomodoro-Methode funktioniert so: Du arbeitest 25 Minuten an deinen Prioritäten am Stück, ohne Unterbrechung. Danach machst du eine Pause von 5 Minuten. Das wiederholst du so lange, bis du alle Prioritäten, die du dir gesetzt hast, abgearbeitet hast. Nach je 4 Sitzungen, also zwei Stunden, machst du eine längere Pause von 30 Minuten. Aufgaben, die mehr Zeit benötigen, unterteilst du in kleinere Arbeitsschritte, die je etwa 25 Minuten deiner Zeit beanspruchen.

Durch die starre Zeiteinteilung steigerst du deine Produktivität. Die Pausen helfen dir, dich nach einer Aufgabe neu zu sortieren und fokussierter zu arbeiten. 

Gut zu wissen: Die Pomodoro-Methode basiert auf einer Eieruhr des Italieners Francesco Cirillo. Diese Eieruhr konnte auf 25 Minuten gestellt werden und hatte die Form einer Tomate (ital. „Pomodoro“).

6. ALPEN-Methode

Bei der ALPEN-Methode ist der Wortteil ALPEN ein Kürzel für die Abarbeitung deiner Prioritäten. ALPEN ist dabei ein Tagesplan und steht für:

  • A: Aufgaben aufschreiben
  • LLänge abschätzen
  • PPufferzeiten einplanen
  • EEntscheidungen treffen
  • N: Nachkontrolle

Die Alpen-Methode ist eine Kombination aus den vorangegangenen Methoden der Prioritätensetzung. Den ersten Schritt, A, erledigst du mit einer einfachen To-Do-Liste bzw. einem Bullet Journal. L und P ist eine Art der Pomodoro-Methode. Du arbeitest deine Prioritäten nach einem Zeitplan ab und planst auch noch Zeit für Unerwartetes ein. bedeutet, Entscheidungen und Prioritäten zu treffen. Das Eisenhower Prinzip kann dir dabei helfen. Im letzten Schritt, N, kontrollierst du deine Arbeit und fasst so ein Fazit für den nächsten Tag.

Das Zeitmanagement der ALPEN-Methode sorgt für eine erhöhte Produktivität. Mit der Einplanung von Pufferzeiten sorgst du trotzdem für Flexibilität in deinem Arbeitsalltag. 

7. GTD-Prinzip

Das GTD-Prinzip steht für Getting Things Done (Dinge erledigen). Bei dieser Methode der Prioritätensetzung musst du dir zunächst über deine gesamten Aufgaben im Klaren sein und diese sammeln. Danach organisierst du deine Prioritäten und trägst sie in einen Kalender ein. So konzentrierst du dich täglich nur auf die Aufgaben, deren Abarbeitung du dir vorgenommen hast und lenkst dich nicht mit anderen Aufgaben ab. 

Mit dem GTD-Prinzip schaffst du es, wichtige Termine und Fristen einzuhalten. Dabei legst du deine Priorität auf ein geordnetes Zeitmanagement, sodass du nichts verpasst. Gleichzeitig lernst du, deine Zeit so einzuplanen, dass du möglichst produktiv arbeitest.

8. 3-Stufen-Methode

Die Priorisierung deiner Aufgaben verläuft bei dieser Methode in 3 Schritten:

  • 1. Schritt: Proaktiv sein. Das bedeutet, dass du frühzeitig Entscheidungen triffst und dabei zukunftsorientiert handelst.
  • 2. Schritt: Bearbeite zuerst das Wichtigste. Behalte dabei Fristen im Blick, sodass du nichts verpasst.
  • 3. Schritt: Visualisiere deine Ziele. Wenn du dich an deinem Ziel orientierst, erledigst du deine Aufgaben mit mehr Motivation.

Mit der 3-Stufen-Methode orientierst du dich an deinen Fristen und fokussierst dich auf deine Ziele im Blick. So behältst du das große Ganze im Blick und schaffst es, deine Produktivität und Motivation zu steigern.

9. 10-10-10-Methode

Prioritäten setzen mit der 10-10-10-Methode bedeutet, mit einem anderen Blickwinkel auf seine Ziele zu schauen. Dabei fragst du dich, wie du eine Entscheidung in 10 Minuten, 10 Monaten und 10 Jahren bewertest.

Ein Beispiel hierfür wäre deine Berufswahl. Wenn du dich für einen neuen Job entscheidest, kann das in 10 Minuten noch die richtige Wahl gewesen sein. Wie bewertest du aber deine Entscheidung nach 10 Monaten? Möchtest du dann immer noch diesem Job nachgehen? Und wie sieht es nach 10 Jahren aus? Wenn du also jetzt schon weißt, dass du deine Wahl in der Zukunft bereust, ist das ein Indiz dafür, deine Entscheidung neu zu überdenken.

Diese Methode hilft dir, zukunftsorientiert zu handeln und deine Ziele zu fokussieren. Außerdem kannst du mit dieser Methode wichtige von unwichtigen Aufgaben differenzieren.

10. SMART-Methode

Das Wortteil SMART in der SMART-Methode ist ebenfalls eine Abkürzung, die das Setzen von Prioritäten beschreibt. SMART steht dabei für:

  • S: Formuliere deine Ziele so spezifisch wie möglich
  • M: Orientiere dich an messbaren Fakten, wie beispielsweise der Zeit
  • A: Gestalte deine Ziele möglichst attraktiv
  • R: Formuliere deine Aufgaben so, dass sie möglichst realistisch sind
  • T: Schaffe ein klares Timing für deine Aufgaben und behalte die Zeit im Blick

Die SMART-Methode hilft dir, deine Ziele realistisch zu setzen und Fristen einzuhalten. Im Gegensatz zu den anderen Prioritätslisten wird hier auch der Aspekt der Attraktivität berücksichtigt. Das schafft einen zusätzlichen Motivationsfaktor.

Prioritäten setzen – 5 Fehler

Prioritäten setzen ist also der Grundbaustein für Erfolg. Doch oft unterlaufen uns Fehler, die die Prioritätensetzung erschweren. Versuche also bei deinen Priorisierungen folgende fünf Fehler zu vermeiden:

  1. Nicht genügend Zeit in die Prioritäten investieren 
  2. Prioritäten nicht einhalten
  3. Fokus nicht auf die angestrebten Ziele setzen
  4. Aufgaben falsch oder überhaupt nicht delegieren (wenn beispielsweise ein anderer Kollege besser für eine Aufgabe geeignet ist)
  5. Veränderungen der Umwelt und Lebensumstände nicht in Prioritäten einbeziehen

Pass also auf, dass du bei deinen Priorisierungen auf diese Punkte achtest und deiner Prioritätensetzung steht nichts mehr im Weg.

Selbstmanagement

Prioritäten setzen geht mit einem ordentlichen Zeitmanagement einher. Aber auch das Selbstmanagement ist wichtig, um deine Aufgaben zu priorisieren. Schau dir doch jetzt unser Video an und lerne alles zum Selbstmanagement!

Zum Video: Selbstmanagement
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