Hier erklären wir dir, wie du mit dem Eisenhower Prinzip deine Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit sortierst. Schau dir auch unser Video dazu an!
Das Eisenhower Prinzip einfach erklärt
Das Eisenhower Prinzip (auch Eisenhower Methode oder Eisenhower Matrix) ordnet die Aufgaben eines Unternehmens anhand ihrer Wichtigkeit und ihrer Dringlichkeit vier Kategorien (A, B, C und D Aufgaben) zu.
- A-Aufgaben: wichtig und dringend
- B-Aufgaben: wichtig und nicht dringend
- C-Aufgaben: unwichtig und dringend
- D-Aufgaben: unwichtig und nicht dringend
Als Ergebnis erhältst du die Eisenhower-Matrix. Hier erkennst du auch schon, wie du mit den Aufgaben in den einzelnen Kategorien in deinem Zeitmanagement und Selbstmanagement umgehen kannst.
Namensgebend für das Eisenhower Prinzip ist der 34. US-Präsident Dwight D. Eisenhower. Ob er die Methode selbst verwendet hat, ist allerdings nicht bekannt.
Vorgehen und Funktionsweise
Wenn du deine Aufgaben in eine der vier Kategorien des Eisenhower Prinzips einordnen möchtest, dann stellst du dir diese zwei Fragen:
- Ist die Aufgabe wichtig oder unwichtig? (Wichtigkeit)
- Ist die Aufgabe dringend oder nicht? (Dringlichkeit)
Wichtige Aufgaben bringen das Unternehmen ihrem Unternehmenszielen näher (Beispiel: Umsatzsteigerung, Entwicklung neuer Produkte,…). Dringliche Aufgaben haben eine zeitnah anstehende Deadline, die du einhalten musst.
Jetzt kannst du jede Aufgabe gewichten und einer der vier Kategorien zuordnen. Die schauen wir uns jetzt der Reihe nach genauer an.
B-Aufgaben: wichtig und nicht dringend
B-Aufgaben sind wichtig für dein Unternehmen, deswegen solltest du dich auch selbst darum kümmern. Sie sind aber nicht sehr dringend, sodass du sie nicht sofort erledigen musst. Es ist aber trotzdem wichtig, dass du dir auch für B-Aufgaben Zeit nimmst.
Beispiel:
- Werbekampagnen
- PR Strategien
- Versicherungen
C-Aufgaben: unwichtig und dringend
Für dich als Geschäftsführer unwichtige, aber trotzdem dringende Aufgaben sind die C-Aufgaben. Sie müssen zeitnah erledigt werden, aber du musst dich nicht unbedingt darum kümmern. Deswegen delegierst du die Aufgaben an deine Mitarbeiter.
Beispiel:
- Praktikumszeugnis für einen Praktikanten ausstellen
- Angebote einholen für neue Büroausstattung
- Weihnachtsfeier planen
- Rechnungen prüfen
- Beantworten von Anrufen und E-Mails
D-Aufgaben: Unwichtig und nicht dringend
Die vierte Kategorie sind die D-Aufgaben. Sie sind weder wichtig noch dringend. Du hast drei Möglichkeiten, wie du mit den Aufgaben umgehst:
- Papierkorb: Du wirfst die Aufgaben einfach weg – in den Papierkorb oder virtuell löscht du sie einfach.
- Komposthaufen: Alle Aufgaben kommen auf einen Stapel. Wenn jemand Zeit hat, arbeitet die Person ein paar Aufgaben davon ab.
- Ablage: Du ordnest die Aufgaben einem Bereich zu. Dann hast du mehrere thematisch sortierte Stapel, um die sich dann jemand kümmern kann, wenn die Person Zeit hat.
Beispiel:
- Einladungen zu Veranstaltungen, die für dich bzw. dein Unternehmen nicht interessant sind.
- Fotos von der letzten Firmenfeier sortieren.
Vorteile, Nachteile, Kritik
Schauen wir uns jetzt noch an, warum es für dich sinnvoll ist, das Eisenhower Prinzip zu verwenden, welche Nachteile die Eisenhower Methode hat und welche Kritik gegenüber der Methode oft geäußert wird.
Vorteile:
- Einfachheit: Du hast nur vier Kategorien, die du dir merken musst.
- Zeitersparnis: Du erkennst leicht, welche Aufgaben eigentlich unnötig und daher Zeitfresser sind (C- und D-Aufgaben).
- Gewichtung: Du siehst schnell, welche Aufgaben und Projekte zeitnah erledigt werden müssen (A- und B-Aufgaben).
- Effizienz: Nach der Einordnung weißt du, wie du mit den Aufgaben in den verschiedenen Kategorien umgehst.
- Visualisierung: Du kannst die vier Kategorien mit den jeweiligen Aufgaben in der Eisenhower Matrix durch die vier Quadranten leicht darstellen.
Nachteile:
- Wie findest du heraus, welche Aufgaben wichtig sind? Die Dinglichkeit einer Aufgabe erkennst du leicht durch Deadlines und Termine. Wie wichtig eine Aufgabe im Gesamtzusammenhang ist, kannst du aber manchmal nur schwer abschätzen und auch die Eisenhower Methode selbst gibt dir keine Tipps dafür, wie du das machen sollst.
- Ungleichverteilung der Aufgaben: Wenn alle Aufgaben wichtig und dringlich sind, dann hast du als Geschäftsführer auch nach der Einordnung in die Kategorien genauso viel zu tun, wie zuvor.
- Möglichkeit zu delegieren: Wenn du keine Mitarbeiter hast, denen du die C-Aufgaben übergeben kannst, dann brauchst du die Aufgaben auch nicht nach ihrer Wichtigkeit unterteilen. Am Ende musst du dich sowieso um alle kümmern.
- Abstufungen innerhalb der Kategorien: Vor allem die dringlichen Aufgaben (A und C Aufgaben) musst du nochmal untereinander priorisieren. Du kannst ja nicht mit allen dringlichen Aufgaben gleichzeitig anfangen. So werden aus den einfachen vier Kategorien schnell viele unübersichtliche Unterkategorien.
Kritik:
- Was bedeutet wichtig? Am Eisenhower Prinzip wird oft bemängelt, dass der Begriff „Wichtigkeit“ nicht ausreichend definiert ist. Für viele sind wahrscheinlich auch sehr dringende Aufgaben, alleine schon deswegen wichtig, weil sie jetzt unbedingt erledigt werden müssen.
- Dringende Aufgaben sind fast immer wichtig; wichtige Aufgaben sind fast immer dringend: Am Eisenhower Prinzip wird oft kritisierst, dass es kaum B-Aufgaben und C-Aufgaben gibt, weil wichtige bzw. dringend Aufgaben in den meisten Fällen auch dringend bzw. wichtig sind. Sie kommen also alle zu den A-Aufgaben.
ABC Analyse
Sehr gut! Wie du das Eisenhower Prinzip verwendest, weißt du jetzt. Eine weitere Methode zum Zeitmanagement ist die ABC Analyse. Schau dir jetzt unser Video dazu an, um zu erfahren, wie dort die verschiedenen Aufgaben priorisiert werden.
