Eisenhower Prinzip

Das Eisenhower Prinzip einfach erklärt

Das Eisenhower Prinzip (auch Eisenhower Methode oder Eisenhower Matrix genannt) ordnet die Aufgaben eines Unternehmens anhand ihrer Wichtigkeit und ihrer Dringlichkeit vier Kategorien zu. 

• A-Aufgaben: wichtig und dringend
• B-Aufgaben: wichtig und nicht dringend
• C-Aufgaben: unwichtig und dringend
• D-Aufgaben: unwichtig und nicht dringend

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Die Aufgaben der 4 Kategorien im Eisenhower Modell gehst du dann unterschiedlich an: 

• A-Aufgaben: Diese erledigst du am besten sofort selbst. So kannst du sicherstellen, dass sie in jeden Fall gut und rechtzeitig fertig werden. 
• B-Aufgaben: Auch diese Aufgaben sind so wichtig, dass du sie am besten selbst erledigst. Weil sie aber nicht dringend sind, legst du dir einen genauen Zeitpunkt in der Zukunft fest, an dem du sie bearbeitest.
• C-Aufgaben: Diese Aufgaben sind nicht wichtig und du kannst sie selbst an deine Mitarbeiter abgeben (delegieren).
• D-Aufgaben: Diese Aufgaben können im Zweifelsfall auch unbearbeitet bleiben. Du kannst sie also erstmal ignorieren. 

Übrigens: Namensgebend für das Eisenhower Prinzip ist der 34. US-Präsident Dwight D. Eisenhower. Ob er die Eisenhower Matrix selbst verwendet hat, ist allerdings nicht bekannt. 

Schau dir jetzt an, wie du die Eisenhower Methode und ihre Wichtigkeit-Dringlichkeit-Matrix in deinem Berufsalltag anwenden kannst!

Vorgehen und Funktionsweise

Stell dir vor, du planst und entwickelst mit deinem Team gerade ein neues Produkt. Um mit dem Eisenhower Prinzip deine Woche zu planen, schreibst du alle Aufgaben zunächst in einer Liste auf: 

• finalen Namen für das Produkt festlegen
• Genehmigung der juristischen Abteilung einholen
• Marketing-Strategie für das Produkt überlegen
• Praktikumszeugnis für einen Praktikanten schreiben
• Feedback der Testpersonen zum Prototypen einarbeiten
• auf Einladung eines Konkurrenten zu einer Veranstaltung antworten
• E-Mails und Anrufe beantworten
• auf Beschwerden eines Lieferanten eingehen
• Planung der Party nach erfolgreichem Abschluss des Projekts
• Treffen mit Medien, um das neue Produkt vorzustellen
• Rechnungen prüfen

Wenn du deine Aufgaben jetzt in das Eisenhower Prinzip einordnen möchtest, bestimmst du zunächst ihre Wichtigkeit und Dringlichkeit.

Wichtigkeit und Dringlichkeit bestimmen

Um herauszufinden, ob eine Aufgabe wichtig ist, kannst du dir folgende Fragen stellen: 

✅ Bringt mich die Aufgabe meinen Zielen/den Zielen des Unternehmens näher (z. B. Umsatzsteigerung)?
✅ Kann jemand anders die Aufgabe übernehmen? → falls ja, ist sie wahrscheinlich nicht so wichtig
✅ Ist jemand anderes davon abhängig, dass die Aufgabe erledigt wird?

Auch für die Dringlichkeit von Aufgaben kannst du dir einige Fragen stellen: 

✅ Gibt es eine Deadline für die Aufgabe?
✅ Was passiert, wenn ich die Aufgabe später erledige? Wie schlimm wären die Folgen?
✅ Dauert die Aufgabe insgesamt lang (z. B. wegen Feedback, vielen Genehmigungen etc.)? → falls ja, solltest du früh genug mit der Aufgabe beginnen
✅ Ist jemand anderes davon abhängig, dass die Aufgabe sofort erledigt wird?

Jetzt kannst du jede Aufgabe einer der vier Kategorien in der Eisenhower Matrix zuordnen. Schau dir das im Detail an!

A-Aufgaben: wichtig und dringend

Zu den wichtigen und dringenden A-Aufgaben im Eisenhower Modell gehören in unserem Beispiel folgende:

• Genehmigung der juristischen Abteilung einholen
• Feedback der Testpersonen zum Prototypen einarbeiten
• auf Beschwerden eines Lieferanten eingehen

Die Genehmigung der juristischen Abteilung ist wichtig und dringend, weil ohne sie das Projekt hinfällig wäre. Von der sinnvollen Einarbeitung des Feedbacks ist die Entwicklungsabteilung abhängig, um weiterarbeiten zu können. Auch von der Beschwerde des Lieferanten hängt es ab, ob weiter Teile für das Produkt geliefert werden. All diese Aufgaben sind so wichtig für die Unternehmensziele , dass du sie am besten sofort selbst bearbeitest.

Tipp: Erledige diese Aufgaben am besten morgens — da bist du noch voller Energie und kannst dich am besten konzentrieren. 

B-Aufgaben: wichtig und nicht dringend

B-Aufgaben in der Eisenhower Matrix sind langfristig wichtig für dein Unternehmen, deswegen solltest du dich auch selbst darum kümmern. Sie sind aber nicht sehr dringend, sodass du sie nicht sofort erledigen musst. Darunter fallen: 

• finalen Namen für das Produkt festlegen
• Marketing-Kampagne für das Produkt überlegen
• Treffen mit Medien, um das neue Produkt vorzustellen

Der finale Name des Produkts ist für die Außenwirkung deines Unternehmens wichtig, muss aber noch nicht während der Entwicklung des Produkts feststehen. Auch die Marketing-Kampagne und das Treffen mit Medien sind langfristig wichtig für den Erfolg des Produkts, jedoch sind sie momentan noch nicht relevant. Für diese Aufgaben bestimmst du einen genauen Zeitpunkt, zu dem du sie erledigen möchtest.

Tipp: Plane dir am besten jeden Tag eine feste Zeitspanne ein, in der du B-Aufgaben bearbeitest. Ansonsten fallen sie in der Hektik des Alltags schnell unter den Tisch. 

C-Aufgaben: unwichtig und dringend

Für dich als Teamleiter unwichtige, aber trotzdem dringende Aufgaben sind beim Eisenhower Prinzip die C-Aufgaben. Das sind zum Beispiel folgende Tasks: 

• Praktikumszeugnis für einen Praktikanten schreiben
• E-Mails und Anrufe beantworten
• Rechnungen prüfen

All diese Aufgaben sollten zeitnah erledigt werden. Da sie aber so unwichtig für den Erfolg deines Unternehmens sind, können sie auch deine Mitarbeiter übernehmen. Deswegen delegierst du die Aufgaben.

Weitere typische Beispiele für C-Aufgaben beim Eisenhower Prinzip sind: 

• Angebote einholen für neue Büroausstattung 
• Weihnachtsfeier planen

Tipp: Wenn du keine Mitarbeiter hast, solltest du dir jeden Tag einen Zeitblock für C-Aufgaben einplanen — am besten am Nachmittag, damit du deine volle Konzentration am Vormittag auf wichtigere Aufgaben richten kannst. Wenn du in C-Aufgaben versinkst, kannst du dir überlegen, in einen Mitarbeiter zu investieren, um dein Unternehmen voranzubringen. 

D-Aufgaben: Unwichtig und nicht dringend

Die vierte Kategorie im Eisenhower Diagramm sind die D-Aufgaben. Sie sind weder wichtig noch dringend, wie zum Beispiel: 

• auf Einladung eines Konkurrenten zu einer Veranstaltung antworten
• Planung der Party nach erfolgreichem Abschluss des Projekts

Die Veranstaltung interessiert dich sowieso nicht — wenn du nicht auf die Einladung antwortest, ist das nicht so schlimm. Die Party kann zur Not auch spontan in einem kleineren Rahmen stattfinden und muss dann nicht großartig geplant werden. 

Du hast drei Möglichkeiten, wie du mit diesen Aufgaben aus der Eisenhower Matrix umgehst: 

• Papierkorb: Du wirfst die Aufgaben weg — in den Papierkorb oder virtuell löschst du sie einfach.
• Komposthaufen: Alle Aufgaben kommen auf einen Stapel. Wenn jemand Zeit hat, arbeitet die Person ein paar Aufgaben davon ab. 
• Ablage: Du ordnest die Aufgaben einem Bereich zu. Dann hast du mehrere thematisch sortierte Stapel, um die sich dann jemand kümmern kann, wenn die Person Zeit hat. 

Vorteile, Nachteile, Kritik

Schauen wir uns jetzt noch an, warum es für dich sinnvoll ist, das Eisenhower Prinzip zu verwenden, welche Nachteile die Eisenhower Methode hat und welche Kritik gegenüber der Methode oft geäußert wird.

Vorteile des Eisenhower Prinzips

• Du sparst Zeit: Du erkennst an der Wichtig Dringend Matrix leicht, welche Aufgaben eigentlich unnötig sind und nur deine Zeit verschwenden (C- und D-Aufgaben).
  
  
• Fokus auf dem Wichtigsten: Du siehst am Eisenhower Diagramm schnell, welche Aufgaben und Projekte zeitnah erledigt werden müssen (A- und B-Aufgaben).
  
  
• Visualisierung: Du kannst die vier Kategorien mit den jeweiligen Aufgaben in der Eisenhower Matrix durch die vier Quadranten leicht darstellen. 
  
  
• Leicht zu merken: Du hast bei der Eisenhower Methode nur vier Kategorien, die du dir merken musst.
  
  
• Effizienz: Nach der Einordnung weißt du sofort, wie du mit den Aufgaben der verschiedenen Kategorien umgehst (z. B. Aufgabe delegieren).

Nachteile des Eisenhower Prinzips

• Ungleichverteilung der Aufgaben: Wenn alle Aufgaben wichtig und dringlich sind, dann hast du als Geschäftsführer auch nach der Einordnung in die Kategorien genauso viel zu tun, wie zuvor.
  
  
• Wichtige Aufgaben bestimmen: Die Dringlichkeit einer Aufgabe erkennst du leicht durch Deadlines und Termine. Wie wichtig eine Aufgabe im Gesamtzusammenhang ist, kannst du aber manchmal nur schwer abschätzen: Die Eisenhower Methode selbst gibt dir keine Tipps dafür, wie du das machen sollst. 
  
  
• Möglichkeit, zu delegieren: Wenn du keine Mitarbeiter hast, denen du die C-Aufgaben übergeben kannst, dann brauchst du die Aufgaben auch nicht nach ihrer Wichtigkeit zu unterteilen. Am Ende musst du dich sowieso um alle kümmern. 
  
  
• Übung notwendig: Wenn du das Eisenhower Prinzip nur ab und zu anwendest, kannst du schnell den Überblick verlieren, weil du keine Übung hast. Dann dauert das Kategorisieren der Aufgaben vielleicht länger als die Aufgaben an sich. 
  
  
• Abstufungen innerhalb der Kategorien: Vor allem die dringlichen Aufgaben (A und C Aufgaben) musst du nochmal untereinander priorisieren. Du kannst ja nicht mit allen dringlichen Aufgaben gleichzeitig anfangen. So werden aus den einfachen vier Kategorien der Eisenhower Methode schnell viele unübersichtliche Unterkategorien. 
  
  
• Selbstdisziplin: Auch wenn du die Aufgaben in die Kategorien der Eisenhower Matrix einsortiert hast, musst du dich immer noch selbst dazu motivieren, sie auch zu erledigen.

Kritik an der Eisenhower Matrix

• Was bedeutet wichtig? Am Eisenhower Prinzip wird oft bemängelt, dass der Begriff „Wichtigkeit“ nicht ausreichend definiert ist. Deswegen sind für viele wahrscheinlich auch sehr dringende Aufgaben alleine schon deswegen wichtig, weil sie jetzt unbedingt erledigt werden müssen.
  
  
• Dringende Aufgaben sind fast immer wichtig; wichtige Aufgaben sind fast immer dringend: Am Eisenhower Prinzip wird oft kritisiert, dass es kaum B-Aufgaben und C-Aufgaben gibt, weil wichtige bzw. dringend Aufgaben in den meisten Fällen auch dringend bzw. wichtig sind. Sie kommen also alle zu den A-Aufgaben.

ABC Analyse 

Sehr gut! Wie du das Eisenhower Prinzip für dein Zeitmanagement verwendest, weißt du jetzt. Eine weitere Methode zum Zeitmanagement ist die ABC Analyse. Schau dir jetzt unser Video dazu an, um zu erfahren, wie dort die verschiedenen Aufgaben priorisiert werden.