Eine E-Mail zu schreiben funktioniert in Englisch ganz ähnlich wie in Deutsch. Hier erfährst du, was du über die Gestaltung einer E-Mail in Englisch wissen musst.
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Wie schreibt man eine E-Mail in Englisch?
Eine E-Mail in Englisch dient dazu, schnell und einfach wichtige Informationen mit jemandem auszutauschen. Du solltest dich in deiner E-Mail also möglichst kurz halten und auf das Wesentliche beschränken.
Außerdem musst du immer darauf achten, für wen deine E-Mail bestimmt ist. Denn in einer persönlichen E-Mail kannst du dich sehr viel freier und kreativer ausdrücken als in einer geschäftlichen E-Mail.
E-Mail schreiben Englisch – Aufbau
Der Aufbau einer persönlichen und einer geschäftlichen E-Mail ist derselbe. Dazu gehören:
- die Kopfzeile (header) mit der Sender- und Empfängeradresse
- der Betreff (subject)
- die Anrede (greeting)
- der inhaltliche Teil (content) mit Einleitung (opening), Hauptteil (body) und Schluss (closing)
Du kannst einer E-Mail außerdem einen Anhang (attachment) hinzufügen. Das können zum Beispiel Dateien oder Fotos sein.
Unser Beispiel zeigt dir den Aufbau einer typischen, geschäftlichen E-Mail:
E-Mail schreiben Englisch – Betreff (subject)
Im Betreff bringst du den Anlass deiner E-Mail gezielt auf den Punkt. So erkennt der Empfänger auf einen Blick, worum es inhaltlich in deiner E-Mail geht. Das bedeutet, dass du hier nicht einfach einen Gruß festhalten kannst. Stattdessen sollte dein Betreff in wenigen Worten den Inhalt deiner E-Mail zusammenfassen.
E-Mail schreiben Englisch – Anrede (greeting)
Ähnlich wie bei Briefen in Englisch , wird auch bei der E-Mail zwischen einer formellen und einer informellen Anrede unterschieden.
In geschäftlichen E-Mails verwendest du eine formelle Anrede:
- Dear Mr, Dear Mrs, Dear Ms (wenn du den Namen kennst)
- oder Dear Sir or Madam (wenn du den Namen nicht kennst)
In privaten E-Mails darf es stattdessen eine persönliche Anrede sein, wie Hi/Hello/Good Morning Linda oder Dear Linda.
E-Mail schreiben Englisch – Einleitung (opening)
Den inhaltlichen Teil (content) deiner E-Mail in Englisch beginnst du mit einer Einleitung. Darin machst du kurz den Grund deiner E-Mail deutlich.
Dabei helfen dir Formulierungen wie:
| Englisch | Deutsch |
| I am writing to you because/in order to … | Ich schreibe dir/Ihnen, weil/um … |
| In reply to your email regarding/about … | Als Antwort auf deine/Ihre E-Mail zu/über … |
| With reference to your email of 4 March, … | In Bezug auf deine/Ihre E-Mail vom 4. März, … |
| Thank you for your email concerning … | Vielen Dank für deine/Ihre E-Mail bezüglich … |
| As discussed in our phone call earlier, you will find … attached to this e-mail. | Wie vorhin in unserem Telefonat besprochen findest du/finden Sie … im Anhang dieser E-Mail. |
E-Mail schreiben Englisch – Hauptteil (body)
Wenn du den Anlass deiner E-Mail deutlich gemacht hast, wendest du dich dem Hauptteil zu. Darin kannst du verschiedene Ziele verfolgen. Im Folgenden findest du einige Formulierungshilfen, die dir dabei helfen, in deiner E-Mail in Englisch
- um etwas zu bitten,
- etwas zu vereinbaren,
- dich für etwas zu bedanken
- oder dich über etwas zu beschweren.
Um etwas bitten – request something
Wenn du eine E-Mail schreiben willst, um auf Englisch eine Bitte auszudrücken, kannst du sagen:
| Englisch | Deutsch |
| Would it be possible to … ? | Wäre es möglich … ? |
| Could you possibly/kindly … ? | Könntest du/Könnten Sie vielleicht/freundlicherweise … ? |
| I would like to ask you for … | Ich würde dich/Sie gerne um … bitten. |
| I would appreciate it, if … | Ich würde es zu schätzen wissen, wenn … |
Etwas vereinbaren – agree on something
Wenn du mit deiner E-Mail auf Englisch einen Termin vereinbaren möchtest, eignen sich diese Formulierungen:
| Englisch | Deutsch |
| Would you be free this week to discuss this issue in person? | Hättest du/Hätten Sie diese Woche Zeit, das Problem persönlich zu besprechen? |
| I would be happy to meet with you on … | Ich würde mich freuen, dich/Sie am … zu treffen. |
| I would like to make an appointment for … | Ich würde gerne einen Termin für … ausmachen. |
Sich bedanken – give thanks
Deine Dankbarkeit kannst du in englischen E-Mails so ausdrücken:
| Englisch | Deutsch |
| I would like to thank you for … | Ich möchte mich bei dir/Ihnen für … bedanken. |
| I am grateful for … | Ich bin dankbar für … |
| I would like to take this opportunity to thank you for … | Ich möchte diese Gelegenheit nutzen, um mich bei dir/Ihnen für … zu bedanken. |
| Thank you in advance. | Vielen Dank im Voraus. |
Sich beschweren – make a complaint
Um dich über etwas zu beschweren, benutzt du Formulierungen wie:
| Englisch | Deutsch |
| I would like to complain/make a complaint about … | Ich möchte mich über … beschweren |
| I regret to inform you that … | Ich bedaure, dich/Sie darüber zu informieren, dass … |
| Unfortunately, I need to express my dissatisfaction with … | Leider muss ich meine Unzufriedenheit mit … ausdrücken. |
E-Mail schreiben Englisch – Schluss (closing)
Der Schluss deiner E-Mail in Englisch setzt sich aus einem Schlusssatz und einer Schlussformel zusammen. Achte darauf, dass der Schlusssatz freundlich ist. Auch wenn du dich in deiner E-Mail über etwas beschwerst, sollte dein Schlusssatz versöhnlich und höflich sein. Du kannst darin außerdem erklären, was du dir als Antwort vom Empfänger erhoffst.
Das lässt sich zum Beispiel so ausdrücken:
| Englisch | Deutsch |
| Please let me know if … | Bitte lass/lassen Sie mich wissen, wenn … |
| I look forward to hearing from you soon. | Ich freue mich darauf, bald von dir/Ihnen zu hören. |
| I hope that the issue can be resolved. | Ich hoffe, dass dieses Problem behoben werden kann. |
Ganz zum Schluss folgen nur noch eine abschließende Grußformel und dein Name.
In einer geschäftlichen E-Mail mit einer formellen Anrede verwendest du im Schluss Yours sincerely, wenn du jemanden namentlich angesprochen hast. Wenn du aber eine neutrale Anrede verwendet hast, sagst du Yours faithfully.
In einer privaten E-Mail kannst du persönlicher werden, zum Beispiel mit Best wishes, Kind regards oder Yours.
Wichtig: In Großbritannien verwendest du weder nach der Anrede noch nach der Schlussformel ein Komma!
Tipps und Tricks
Da E-Mails dazu dienen, sich schnell über etwas auszutauschen, werden in Englisch häufig Abkürzungen verwendet. Einige davon findest du in unserer Tabelle. Denke aber daran, dass diese Abkürzungen eher in privaten E-Mails oder unter engen Kollegen verwendet werden sollten.
| Abkürzung | Englisch | Deutsch |
| BTW | by the way | übrigens |
| FYI | for your information | zu deiner/Ihrer Information |
| NP | no problem | kein Problem |
| ASAP | as soon as possible | so schnell wie möglich |
| TIA | thanks in advance | Danke im Voraus |
| ATB | all the best | alles Gute |
| C U soon | see you soon | bis bald |
| RSVP | please reply | Bitte um Rückmeldung |
| PFA | please find attached | Im Anhang findest du/finden Sie |
Um dich genau und höflich auszudrücken, helfen dir linking words besonders gut. Sieh dir also gleich unseren Beitrag dazu an!
