Protokoll schreiben

Was ist ein Protokoll?

Bei einem längeren Gespräch im offiziellen Umfeld, zum Beispiel bei Tagungen oder Sitzungen, ist es sinnvoll, die wichtigsten Punkte in einem Protokoll festzuhalten. So kannst du dir den umfangreichen Inhalt besser merken. Das ist etwa in der Schule oder in der Uni sehr nützlich. 

Im beruflichen Umfeld lässt sich so überprüfen, welche Entscheidungen getroffen wurden, welche Aufgaben vergeben wurden und welche Schritte als Nächstes unternommen werden sollen. Wenn du bei einem Meeting gefehlt hast, kannst du so nachvollziehen, was besprochen wurde. Du kannst entweder die Ergebnisse (Ergebnisprotokoll) oder den Verlauf einer Sitzung protokollieren (Verlaufsprotokoll). Protokolle schreiben ist also ein wichtiger Teil der Büroorganisation.

Wie schreibt man ein Protokoll?

Vor einer Besprechung in einer Gruppe sollte geklärt werden, wer der Protokollant sein wird. Das ist also die Person, die das Protokoll schreiben wird. Wenn du als Protokollant bestimmt wurdest, bereitest du dich am besten gut auf deine Aufgabe vor: Kläre die Erwartungen und Ziele ab. Außerdem solltest du dir überlegen, ob du dein Protokoll mit der Hand oder am Computer schreiben willst. 

Protokoll – Aufbau

Der Inhalt ist bei verschiedenen Protokollarten zwar anders, aber alle Protokolle haben ungefähr den gleichen Aufbau: 

1. Protokollkopf
   • Ort und Datum
   • Beginn und Ende der Sitzung
   • Namen der Teilnehmer und der Abwesenden
   • Name des Protokollanten
   • Name des Sitzungsleiters
   • Thema der Sitzung
2. Ablaufplan (falls vorhanden)
3. Knappe und sachliche Wiedergabe der Inhalte
4. Festlegung der weiteren Schritte und Termin der nächsten Sitzung
5. Unterschriften des Protokollanten und des Sitzungsleiters
6. Anlagen 
   • Handouts, Kopien, Dokumente, Bilder …
   • Online-Quellen mit Link angeben

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Hier kannst du dir das Musterprotokoll noch einmal in groß anschauen. 

Verlaufsprotokoll schreiben

Ein Verlaufsprotokoll gibt den Ablauf eines Gesprächs wieder. Beim Protokoll schreiben zeichnest du den Verlauf der Diskussion nach. Du notierst also die Argumente und Gegenargumente. Ein Argument ist die Begründung einer Behauptung. Es kann sinnvoll sein, verschiedene Argumenttypen zu unterscheiden. Du berücksichtigst also die Redebeiträge der verschiedenen Sprecher. Dabei bleibst du möglichst knapp, indem du den Inhalt zusammenfasst oder in Stichpunkten aufschreibst. Die einzelnen Punkte ordnest du chronologisch, also genau in der Reihenfolge, in der sie genannt werden.

Das Verlaufsprotokoll ist nützlich, um den Prozess der Entscheidungsfindung im Nachhinein nachvollziehen zu können. Aus diesem Grund ist es die geeignete Protokollart für Versammlungen oder Vereinssitzungen. Außerdem eignet es sich für das Verfassen von Versuchsprotokollen.

Durch die genaue Wiedergabe der einzelnen Schritte kann das Verlaufsprotokoll allerdings sehr lang und unübersichtlich werden. 

Verlaufsprotokoll – Beispiel: „Tagesordnungspunkt 1 – Taschengeld auf der bevorstehenden Klassenfahrt nach Waldbrunn. Herr Maier schlägt vor, dass sich alle Schüler auf ein Taschengeld von fünf Euro beschränken. Clara wendet ein, dass doch jeder selbst bestimmten könne, wie viel Geld er mitnehmen wolle. Aydin hält dagegen, dass nicht alle gleich viel Geld haben. Es sei ungerecht, wenn die einen sich ständig Eis kaufen würden, während die anderen es sich nicht leisten können. Herr Maier weist darauf hin, dass es in Waldbrunn keine Eisdiele gäbe. Paul ruft dazwischen „Was ist das für ein Kaff?“. Jonas findet, die Schüler sollten per Handzeichen über die Taschengeldfrage abstimmen. Herr Maier stimmt seiner Idee zu. 10 Schüler stimmen für unbegrenztes Taschengeld, 13 sind für die 5-Euro-Regel. Es wird beschlossen, dass die Schüler sich freiwillig auf 5 Euro Taschengeld beschränken sollen.“ 

Ergebnisprotokoll schreiben

Bei einem Ergebnisprotokoll hältst du dagegen nur die Kernaussagen und Entscheidungen einer Sitzung fest. Nebensächliche Äußerungen oder unwichtige Ausschweifungen berücksichtigst du nicht. Wie ein Beschluss entstanden ist, spielt keine Rolle. Dadurch wird das Protokoll deutlich kürzer. Deine Mitschrift kannst du in thematisch geordnete Stichpunkte fassen. 

Dein Ergebnisprotokoll liefert einen schnellen Überblick über alles Wesentliche, das besprochen wurde. Deshalb ist es die richtige Form für Diskussionen oder Konferenzen, auf denen Beschlüsse gefasst werden. 

Tipp: Wenn sich die Sitzungsteilnehmer nicht auf ein Ergebnis einigen können, fasst du einfach die Argumente der verschiedenen Gesprächsparteien zusammen. 

Ergebnisprotokoll – Beispiel: „Tagesordnungspunkt 1 – Taschengeld auf der bevorstehenden Klassenfahrt nach Waldbrunn. Nach einer Abstimmung aller anwesenden Schüler wird beschlossen, das Taschengeld freiwillig auf 5 Euro zu beschränken.“ 

Seminarprotokoll / Stundenprotokoll 

Ein Seminarprotokoll oder Stundenprotokoll ist eine Mischform aus dem Verlaufs- und Ergebnisprotokoll. Damit willst du den Verlauf und die Ergebnisse einer Lehrveranstaltung dokumentieren. Das können beispielsweise Unterrichtsstunden in der Schule oder Seminarsitzungen bzw. Vorlesungen an der Universität sein.

Meistens wird ein Protokollant bestimmt, der die Mitschrift anfertigt und sie später den anderen Teilnehmern zur Verfügung stellt. So können sie sich auf den Inhalt der Lehrveranstaltung konzentrieren und müssen nicht mitschreiben. 

Stundenprotokoll – Beispiel:

„Aufhänger: ‚Alles durch die rosarote Brille sehen / auf Wolke 7 schweben‘ – Was fällt hier auf? 

• Thema Verliebt-Sein (Tanja) 
• Man meint damit etwas anderes, als wörtlich gesagt wird (Hannes) 
• Metapher (Vlad) 

Metapher: Stilmittel, bei dem ein Ausdruck aus seinem ursprünglichen Bedeutungszusammenhang in einen anderen übertragen wird. Auch ’sprachliches Bild‘.

Wörtliches Protokoll schreiben

Das wörtliche Protokoll ist eine Sonderform des Verlaufsprotokolls. Wie du anhand der Bezeichnung schon vermuten kannst, hältst du in diesem Protokoll sämtliche Wortbeiträge einer Sitzung fest. Das ist natürlich sehr schwierig und wird deshalb in der Regel nur von professionellen Stenographen übernommen. Stenographie ist eine Kurzschrift, mit der du deutlich schneller schreiben kannst als normalerweise.

Das wörtliche Protokoll kommt heute nur noch selten zum Einsatz, weil man ja alles per Video aufnehmen und später verschriftlichen kann. Aber zum Beispiel gibt es im Bundestag eigene Parlamentsstenographen, die für alle Sitzungen ein wörtliches Protokoll anfertigen. So lässt sich im Nachhinein alles nachprüfen. Außerdem gibt es bei dieser Variante keine technischen Störungen.

Wörtliches Protokoll – Beispiel:

Thorsten Frei (CDU/CSU): „Dieses Problem lösen wir mit diesem Gesetz. Dieses Thema gehen wir an. (Dr. André Hahn [DIE LINKE]: Ihr Gesetz ist Unfug!) In der Politik geht es immer auch darum, das Bestmögliche zu erreichen, in diesem Falle das Bestmögliche für unsere Sicherheit. Ich will ganz klar sagen, dass wir, wenn unsere Fraktion hätte alleine entscheiden dürfen, an dieser Stelle weitergegangen wären. (Uli Grötsch [SPD]: Gott sei Dank ist es nicht so!) Wir hätten uns dafür entschieden, die Onlinedurchsuchung zu ermöglichen. Es geht doch darum, dass wir für Sicherheit sorgen müssen und dass wir Instrumente brauchen, mit denen wir auch in der digitalen Welt tatsächlich praktizieren können. (Beifall bei der CDU/CSU)“ – aus der 228. Sitzung des Bundestags am 07.05.2021 

Gedächtnisprotokoll schreiben

Das Gedächtnisprotokoll ist eine Form des Ergebnisprotokolls. Es geht darum, die Inhalte einer Sitzung im Nachhinein festzuhalten. Du schreibst also alles stichpunktartig auf, was dir noch im Gedächtnis geblieben ist.

Diese Variante ist natürlich sehr fehleranfällig und ungenau. Deshalb solltest du nach Möglichkeit besser eine andere Protokollart wählen. Ein Gedächtnisprotokoll ist aber beispielsweise sinnvoll, um den Ablauf eines Unfalls festzuhalten. 

Gedächtnisprotokoll – Beispiel: „Als ich die Schule nach Unterrichtsschluss kurz nach 13 Uhr verlassen habe, ist mir die Fahrradfahrerin aufgefallen. Sie trug keinen Helm und fuhr sehr schnell aus dem Schulhof heraus. Dabei hätte sie mich beinahe umgefahren. Ich sah noch, wie sie nach rechts abbog und am parkenden Schulbus vorbei raste. Dann hörte ich einen lauten Knall. Schnell lief ich hin und sah das verletzte Mädchen am Boden liegen.“ 

Protokoll schreiben – Tipps

Wenn du keine Übung im Protokoll schreiben hast, ist das Mitschreiben oft nicht so einfach. Aber diese Tipps werden dir deine Aufgabe erleichtern: 

• Zeitform: Die richtige Zeitform für dein Protokoll ist immer das Präsens (Gegenwart). 
   
• Objektivität: Ein Protokoll soll möglichst sachlich und neutral sein. Persönliche Wertungen lässt du außen vor. Auch wenn du mit etwas nicht einverstanden bist, musst du den Punkt notieren. Schreibe so, dass es später alle Teilnehmer verstehen können, auch wenn sie nicht anwesend waren. 
   
• Genauigkeit: Du solltest sorgfältig und genau arbeiten, damit deine Aufzeichnungen später eine verlässliche Quelle sind. 
   
• Zitierregeln: Beim Verlaufsprotokoll oder beim wörtlichen Protokoll solltest du immer angeben, wem die einzelnen Wortbeiträge zuzuordnen sind. 
   
• Abkürzungen: Beim Protokollieren kann es hilfreich sein, geläufige Abkürzungen zu verwenden, wie etwa z. B. (zum Beispiel), d. h. (das heißt), usw. (und so weiter), o. (oder), … 
   
• Zusammenfassen: Beim Protokoll schreiben ist es nicht notwendig, jedes Wort mitzuschreiben (außer beim wörtlichen Protokoll). Achte vielmehr darauf, nur die wesentlichen Punkte festzuhalten, die für das Verständnis notwendig sind. So tust du dir auch leichter beim Mitschreiben.
    
• Fragen stellen: Wenn du beim Protokollieren nicht mitkommst oder dir über einen Punkt unsicher bist, kannst du auch nachfragen. So vermeidest du Fehler und gewährleistest, dass deine Mitschrift später vollständig ist. 
   
• Nachbereiten: Auch wenn du nach dem vielen Schreiben keine Lust mehr darauf hast, solltest du dir unbedingt direkt nach der Sitzung die Zeit nehmen, dein Protokoll nachzubereiten. Dann kannst du dich nämlich noch gut an alles erinnern und kannst es gegebenenfalls verbessern oder ergänzen. Je länger du diese Aufgabe aufschiebst, desto schwerer wird sie dir fallen. Außerdem warten die anderen Teilnehmer schon auf das Dokument. 
   
• Aufzeichnen: Wenn du große Schwierigkeiten beim Protokoll schreiben hast, kann es hilfreich sein, die Sitzung aufzuzeichnen. Dann kannst du dir im Nachhinein noch einmal alles in Ruhe anschauen und nachbereiten. Selbstverständlich musst du aber vorher mit allen Teilnehmern abklären, ob sie damit einverstanden sind. 

Protokoll schreiben — häufigste Fragen

• Was ist ein Protokoll?
  Ein Protokoll ist ein schriftliches Dokument. Es hält fest, was in einem Meeting passiert ist, wer dabei war und was entschieden wurde. So kann es jeder später nochmal nachlesen. Dabei gibt es verschiedene Arten von Protokollen wie ein Verlaufs- oder Ergebnisprotokoll. 
   
• Wie ist ein Protokoll aufgebaut? 
  Der Aufbau eines Protokoll besteht aus sechs Punkten: dem Protokollkopf, dem Ablaufplan, einer kurzen Wiedergabe der Inhalte, welche weiteren Schritte geplant sind, der Unterschrift des Protokollanten und des Sitzungsleiters und zum Schluss ggf. den Anlagen wie Dokumente oder Bilder.
   
• Welche Protokollarten gibt es?
  Es gibt verschiedene Arten von Protokollen, die je nach Situation und Bedarf eingesetzt werden. Hier sind die wichtigsten Arten:
  • Verlaufsprotokoll
  • Ergebnisprotokoll
  • Seminar-/Stundenprotokoll
  • Wortprotokoll

Bericht schreiben

Auch ein Bericht ist eine sachliche Zusammenfassung von Ereignissen. Anders als beim Protokoll erstellst du den Bericht erst, nachdem die Geschehnisse abgeschlossen sind. Außerdem beschreibst du eher die Handlung als die Inhalte. Mehr über den Bericht erfährst du in diesem Beitrag!